Cambié el nombre de nuestra organización hace un par de años y creé lo que pensé que eran plantillas de Word muy "fáciles de usar" para cosas como membretes, formularios y documentos largos. Por bien intencionados que estén mis compañeros de trabajo, no son muy conocedores de Word y / o piensan que son genios creativos y, por lo general, terminan destruyendo la marca y la guía de estilo que trabajé tanto para crear. Intenté bloquear Word pero es bastante peculiar y causó demasiado dolor de cabeza para que la gente active Mostrar / Ocultar o aprenda cómo funcionan los estilos de Word. También he intentado capacitar proactivamente a las personas sobre cómo usar Word de la manera "correcta", pero simplemente no está funcionando. En un mundo perfecto, recibiría todos los documentos en mi oficina donde podría asegurar su diseño antes de ir al público, pero eso no es posible aquí.
¿Alguien puede sugerir la mejor manera de proteger nuestra marca y aún permitir que los compañeros de trabajo creen sus propios documentos? ¿Software diferente, flujo de trabajo, cualquier cosa?
fuente
Respuestas:
Es una cuestión política, no tecnológica.
Debe tener un documento de guía de estilo de identidad de marca de algún tipo que muestre el uso apropiado de los elementos visuales y qué hacer y no hacer con ellos.
Las plantillas se pueden proporcionar como cortesía, pero tiene que ser una política: "Todos los materiales distribuidos deben cumplir con la Guía de estilo. Todos los materiales de marketing deben ser revisados por [inserte su nombre o departamento] antes de firmar la producción y distribución ".
fuente
Estoy 100% de acuerdo con el comentario de DA01. Sin algún tipo de mandato que venga de arriba, cualquier intento técnico puede socavarse a voluntad.
Sin embargo, Word tiene la función "Proteger documento". En Office 2003, solo permitía la edición de comentarios. A partir de Office 2007, puede crear formularios y permitir que solo se editen los formularios. Parece proporcionar un control bastante decente, pero no estoy seguro de cómo afectaría a sus diseños (es decir, diseños de varias páginas, etc.)
No sé qué tan bien funciona esto en la práctica. He usado Protect Workbook / Worksheet en Excel con bastante regularidad (con buenos resultados), pero nunca he tratado de implementar un documento protegido de Word. ¡Buena suerte!
Haga clic en "Proteger documento" en la pestaña de la cinta Revisar para obtener este cuadro de diálogo:
fuente
fuente
¿Autor para qué? Entrega física o entrega electrónica?
Entrega física: haga que una prensa comercial imprima un encabezado / membrete. Luego haga que los empleados usen esas piezas preimpresas en las impresoras de oficina. Proporcione solo un marco de Word para que no sobrepasen los gráficos preimpresos.
Entrega electrónica: no creo que se pueda hacer mucho. Word es ... bueno ... Word.
fuente
Probablemente esta no sea una opción para organizaciones más pequeñas, pero las compañías más grandes podrían emplear sistemas de preparación de documentos en sus flujos de trabajo.
El contenido se prepararía a través de un conjunto de formularios o simplemente un procesador de texto normal. Luego sería entregado a un sistema de preparación de documentos como LaTeX, ConTeXt, Halibut, etc., que le aplicaría la plantilla adecuada.
Muchas soluciones de ECM proporcionan este tipo de funcionalidad. Incluso puede escanear documentos físicos existentes, digitalizarlos y generar un PDF consistente con su marca.
Además, no lo he intentado, pero supuestamente InCopy e InDesign se pueden usar para implementar flujos de trabajo administrados entre diseñadores y redactores incluso en organizaciones pequeñas.
fuente
En Word 2010, puede restringir la edición de plantillas para permitir la edición de contenido (sin cambios de formato), lo que ayuda mucho. Abra "Revisar" en las barras de herramientas Seleccione "Restringir edición" y luego configúrelo según sus necesidades.
fuente