¿Cómo puedo bloquear Microsoft Word para proteger nuestra marca?

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Cambié el nombre de nuestra organización hace un par de años y creé lo que pensé que eran plantillas de Word muy "fáciles de usar" para cosas como membretes, formularios y documentos largos. Por bien intencionados que estén mis compañeros de trabajo, no son muy conocedores de Word y / o piensan que son genios creativos y, por lo general, terminan destruyendo la marca y la guía de estilo que trabajé tanto para crear. Intenté bloquear Word pero es bastante peculiar y causó demasiado dolor de cabeza para que la gente active Mostrar / Ocultar o aprenda cómo funcionan los estilos de Word. También he intentado capacitar proactivamente a las personas sobre cómo usar Word de la manera "correcta", pero simplemente no está funcionando. En un mundo perfecto, recibiría todos los documentos en mi oficina donde podría asegurar su diseño antes de ir al público, pero eso no es posible aquí.

¿Alguien puede sugerir la mejor manera de proteger nuestra marca y aún permitir que los compañeros de trabajo creen sus propios documentos? ¿Software diferente, flujo de trabajo, cualquier cosa?

Andy Shaffer
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¿Qué tan grande es la organización?
e100
Somos un distrito escolar público urbano. Más de 200 usuarios a nivel de distrito.
Andy Shaffer

Respuestas:

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Es una cuestión política, no tecnológica.

Debe tener un documento de guía de estilo de identidad de marca de algún tipo que muestre el uso apropiado de los elementos visuales y qué hacer y no hacer con ellos.

Las plantillas se pueden proporcionar como cortesía, pero tiene que ser una política: "Todos los materiales distribuidos deben cumplir con la Guía de estilo. Todos los materiales de marketing deben ser revisados ​​por [inserte su nombre o departamento] antes de firmar la producción y distribución ".

DA01
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Y la política tiene que tener dientes. Esa es una cuestión de negociación con el nivel más alto de la burocracia a la que tiene acceso, pero tiene que venir desde la parte superior o lo más cerca posible de la parte superior.
Alan Gilbertson el
Gracias DA01! Estoy totalmente de acuerdo y se lo he expresado a mis superiores. Continuamente estamos luchando y educando a la alta gerencia para ver cuán importante es nuestro rol en la organización, y aún más importante, la calidad y consistencia de nuestra identidad visual. Al estar en educación pública, esa batalla llevará un tiempo. Supongo que es por eso que estoy buscando una solución tecnológica que pueda implementar mucho más rápido que una burocrática. Mi otro problema es que mi oficina son solo 2 personas y no hay dinero para expandir y cubrir la carga de trabajo de las pruebas, por lo tanto, de nuevo para una solución tecnológica.
Andy Shaffer
Oh, una cosa mas. Implementé una guía de estilo con el lanzamiento, sin embargo, tenemos un problema con el dominio de Word entre los usuarios. No es que no quieran seguir mis pautas, es que no saben cómo ... otra razón para bloquearlo.
Andy Shaffer
El problema es que no es un problema de tecnología, por lo que arrojarle tecnología no hará mucho daño en las cosas y, en todo caso, solo agregará más llaves a los engranajes de la burocracia. En cuanto a la competencia del software de escritorio ... ese es un problema en todas partes ... y descubrirá que es solo una excusa para que el usuario final encuentre alternativas al uso de sus plantillas bloqueadas. Definitivamente tienes tu trabajo hecho para ti, desafortunadamente. : /
DA01
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Estoy 100% de acuerdo con el comentario de DA01. Sin algún tipo de mandato que venga de arriba, cualquier intento técnico puede socavarse a voluntad.

Sin embargo, Word tiene la función "Proteger documento". En Office 2003, solo permitía la edición de comentarios. A partir de Office 2007, puede crear formularios y permitir que solo se editen los formularios. Parece proporcionar un control bastante decente, pero no estoy seguro de cómo afectaría a sus diseños (es decir, diseños de varias páginas, etc.)

No sé qué tan bien funciona esto en la práctica. He usado Protect Workbook / Worksheet en Excel con bastante regularidad (con buenos resultados), pero nunca he tratado de implementar un documento protegido de Word. ¡Buena suerte!

Haga clic en "Proteger documento" en la pestaña de la cinta Revisar para obtener este cuadro de diálogo:

Cuadro de diálogo Proteger documento

Farray
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Es útil saberlo. Odiaba tanto la "cinta de opciones" (cualquier cosa que se interponga en mi camino o me frene se queda corta) que me quedé con 2003. Resulta que todos mis clientes expertos en tecnología hicieron lo mismo, por lo que son las personas con problemas de tecnología quienes tienen 2007 y 2010. Contrariamente a la investigación de UX fuera de la pared de Microsoft, las nuevas versiones son mucho más difíciles de trabajar para esas personas, porque el estilo de UI es muy diferente de todas las demás aplicaciones.
Alan Gilbertson
@ Alan, una de las cosas buenas de la cinta es que ahora todo tiene un atajo de teclado. En la versión anterior, algunos elementos solo podían alcanzarse con las teclas de flecha del menú o el mouse.
Farray
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Hay cierta ironía en eso, ¿no crees? :) La mejora de kbsc seguramente califica para un premio de "característica menos reconocible" ... ciertamente no se mencionó en el bombo publicitario. Es lo único que me habría vendido en la nueva interfaz de usuario.
Alan Gilbertson
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  • Configure su encabezado y / o pie de página como lo desee.
  • Inserte un salto continuo en la primera línea del documento.
  • Cree el resto de su documento como desee.
  • Proteja el documento como un formulario, asegurándose de que la primera sección (la parte anterior a su interrupción continua) sea la única sección protegida.
  • Guarda tu documento.
Ryan
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¿Autor para qué? Entrega física o entrega electrónica?

Entrega física: haga que una prensa comercial imprima un encabezado / membrete. Luego haga que los empleados usen esas piezas preimpresas en las impresoras de oficina. Proporcione solo un marco de Word para que no sobrepasen los gráficos preimpresos.

Entrega electrónica: no creo que se pueda hacer mucho. Word es ... bueno ... Word.

Scott
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Probablemente esta no sea una opción para organizaciones más pequeñas, pero las compañías más grandes podrían emplear sistemas de preparación de documentos en sus flujos de trabajo.

El contenido se prepararía a través de un conjunto de formularios o simplemente un procesador de texto normal. Luego sería entregado a un sistema de preparación de documentos como LaTeX, ConTeXt, Halibut, etc., que le aplicaría la plantilla adecuada.

Muchas soluciones de ECM proporcionan este tipo de funcionalidad. Incluso puede escanear documentos físicos existentes, digitalizarlos y generar un PDF consistente con su marca.

Además, no lo he intentado, pero supuestamente InCopy e InDesign se pueden usar para implementar flujos de trabajo administrados entre diseñadores y redactores incluso en organizaciones pequeñas.

Lèse majesté
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En Word 2010, puede restringir la edición de plantillas para permitir la edición de contenido (sin cambios de formato), lo que ayuda mucho. Abra "Revisar" en las barras de herramientas Seleccione "Restringir edición" y luego configúrelo según sus necesidades.

Scott Jones
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