Estoy usando Outlook 2010, y nuestros administradores de Exchange tienen configurados buzones para muchas de las salas de reuniones disponibles en nuestras instalaciones. Sin embargo, parece que no tienen listas de habitaciones configuradas. (Comprendo esto porque no veo el menú desplegable "Mostrar una lista de habitaciones". Pero sí veo las secciones vacías "Elegir una habitación disponible" y "Horas sugeridas").
¿Hay alguna forma de que pueda seguir utilizando la funcionalidad conveniente (a través de algún tipo de libreta de direcciones de habitación local o similar) del buscador de habitaciones sin tener listas de habitaciones generadas en el servidor de Exchange?
Respuestas:
La única forma en que se configuran las listas de salas es SOLO por el administrador de Exchange. Personalmente no he encontrado ninguna buena manera de evitar esto. Lo que quizás desee hacer es configurar una o más listas de direcciones locales que contengan solo las salas de conferencias. Luego selecciónelos cuando programe, y AMPLÍE la lista y elimine las entradas que no le funcionan. Interesante, cuando lo haga, el buscador de habitaciones le indicará qué momentos tienen conflictos y cuáles no. Permitiéndole encontrar más fácilmente una habitación.
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Por lo que descubrí, el Buscador de habitaciones solo funcionará si usa el cuadro de diálogo dedicado "Seleccionar habitaciones" (disponible a través de los botones "Habitaciones ..." o "Agregar habitaciones ...") e ingresa directamente a las habitaciones allí. Cuando especifique las salas de otras maneras, por ejemplo, en el campo Para o en la lista Todos los asistentes, el Buscador de salas considerará las salas como asistentes regulares y, por ejemplo, no las mostrará como "salas disponibles" en la lista Horas sugeridas.
Por lo tanto, una forma sencilla de utilizar el Buscador de habitaciones es seleccionar manualmente varias habitaciones en el cuadro de diálogo "Seleccionar habitaciones".
Sin embargo, esto puede ser inconveniente si tiene una larga lista de habitaciones candidatas. Para resolver este problema, puede utilizar un grupo de contacto local. Cree dicho grupo, asígnele el nombre "Mis salas" y agréguele las salas que desee considerar para las reuniones. Luego, cree una nueva reunión y use el grupo de la siguiente manera:
Ahora, el programa Buscador de habitaciones mostrará las habitaciones disponibles de su lista personal de habitaciones candidatas.
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Esta puede ser una posible solución alternativa: Personalizar el nuevo formulario de Outlook de solicitud de reunión (support.office.com) . Básicamente, crea su propio formulario de reunión previamente completado con las salas que desea:
Probablemente haya una buena manera de crear un acceso directo a ese nuevo formulario y colocarlo en la cinta ...
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La mejor solución que he encontrado personalmente es agregar el bloque de habitaciones que quiero elegir al asistente de programación y luego elegir Guardar como y seleccionar "Plantilla de Outlook" como el tipo de archivo y guardar el archivo en algún lugar útil. Tengo un archivo de plantilla para cada piso del edificio en el que me encuentro. Simplemente voy a mi carpeta de documentos y abro el archivo de plantilla desde allí para el piso en el que quiero reservar. Si hace esto, asegúrese de dejar los cuadros Asunto y Para en blanco antes de guardar.
Todavía no he encontrado una manera de mostrar las capacidades de la sala en la pantalla Asistente de programación. Si eso pudiera hacerse sin tener que ir al botón Agregar habitaciones, estaría extremadamente feliz.
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