¿Cómo mantener los correos electrónicos cortos pero completos? [cerrado]

Soy el tipo extraño de desarrollador al que le gusta escribir y explicar: correos electrónicos, especificaciones, lo que sea. Disfruto ayudando a las personas a entender las cosas profundamente. Odio las comunicaciones de ping-pong en las que los grupos reciben 30 o 40 correos electrónicos, llamadas telefónicas y reuniones porque el 25% del grupo entendió mal el correo electrónico anterior en el que el escritor solo explicaba a medias su posición, o tenía prisa y escribió mal una palabra crítica o omitió uno o dos negativos.

Este rasgo es excelente para la documentación, pero mis correos electrónicos son largos, por lo que la gente simplemente no los lee. Un par de estrategias que he usado es formatear correos electrónicos largos como documentos de Word adjuntos para alentar a las personas a verlos como documentación (a veces sorprendentemente bien), o tratar de usar más viñetas en lugar de párrafos libres. Estas estrategias aumentan el número de lectores, pero el contenido aún es largo.

Por supuesto, quiero gritar y gritar que los temas técnicos complejos requieren mucha exposición y aclaración, pero eso no ayuda a nadie. Obviamente, se pueden hacer compensaciones, pero me resulta difícil justificar hacer declaraciones que no son claras o que darán lugar a un millón de preguntas, malentendidos o "términos y condiciones" adicionales más adelante.

¿Cómo mantiene sus comunicaciones cortas pero completas?

Resumen Ejecutivo:

Coloque los hechos importantes en la parte superior y luego expanda a continuación.

Detalles:

Cuando tengo un correo electrónico técnico largo que temo perderá la mitad de la audiencia, hago un esfuerzo para poner un "resumen ejecutivo" corto y preciso en la parte superior e incluir los detalles técnicos completos a continuación. El uso selectivo de negrita o subrayado también ayuda.

Concéntrese en lo que está tratando de comunicar. ¿ Cada palabra que ha usado ayuda a transmitir su mensaje?

Intenta evitar los adjetivos . Evite despotricar o explicar en exceso. Use la frase más concisa posible: no intente sonar impresionante usando palabras largas y frases complejas donde exista una opción más simple. Evite las palabras de paja.

Lea " Sobre la escritura " de Stephen King.

Uso menos palabras, eso parece hacer el trabajo bastante bien.

en serio, aunque ...

Intente solo explicar cosas que sean pertinentes, por ejemplo, "cargar un archivo" en lugar de entrar en detalles sobre CÓMO cargar el archivo y verificar si hay errores mientras lo hace, etc., etc.

• Siempre que pueda, enlace a una referencia existente cuando se necesite una explicación larga, en lugar de incluir la explicación completa en el correo electrónico.
• Piensa en lo que el destinatario quiere hacer con la información y dale lo suficiente para hacerlo. La mayoría de los que no son piratas informáticos no quieren saber más de lo que necesitan para realizar su tarea, y cualquiera que necesite más le preguntará.
• Como regla general, cuando se trata de personas que no son piratas informáticos, cualquier correo electrónico de más de una página impresa (600 o más palabras) es demasiado largo. Reduzca la palabrería o la mayor parte a un enlace al que pueda hacer referencia o un documento que pueda adjuntar. Por ejemplo, 2.000 palabras de documentación deberían convertirse en un manual al que se vincule o adjunte al correo electrónico. ¡Esto hace que sea más fácil mantener la documentación actualizada y también bajo control de revisión!

Lea los elementos del estilo de Strunk & White

Cito: "La escritura vigorosa es concisa. Una oración no debe contener palabras innecesarias, un párrafo no tiene oraciones innecesarias, por la misma razón que un dibujo no debe tener líneas innecesarias y una máquina no tiene partes innecesarias. Esto no requiere que el escritor haga todo sus oraciones cortas, o que evite todos los detalles y trate a sus sujetos solo en bosquejo, pero que cada palabra diga ".

Mi frase favorita, "Omitir palabras innecesarias".

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