¿Crear un departamento de TI? [cerrado]

No estoy seguro si este es el mejor lugar para preguntar esto, pero realmente podría usar algunas sugerencias / consejos. Me acaban de contratar en una pequeña empresa (10 empleados en la empresa, más unos cinco fuera del sitio) que básicamente no tiene departamento de TI. Originalmente fui contratado para ayudar con lo que la compañía hace regularmente (varios tipos de verificación), pero desde que descubrieron que tengo un título en ciencias de la computación, me dieron la tarea de crear un departamento de TI. Ahora estoy trabajando con el desarrollador y necesito organizar todo el software / hardware para toda la oficina. No estoy seguro de cómo hacer esto. Estoy buscando sugerencias sobre configuración, organización, cosas para pedir, etc.

Algunos detalles:

Nuestro desarrollo es PHP y Java (el último con el que tengo experiencia)

Usamos la PC de Lenovo con Windows 7 y un sistema telefónico Konnect.

Usamos, creo, la seguridad de iolo (pero ni siquiera estoy seguro de eso).

Hace poco pedí algunos artículos básicos que faltaban; nuevos mouse pads, mejores teclados, parlantes, etc., pero tengo que trabajar desde cero con la organización del software y tener un armario lleno de misceláneos. hardware y cables, junto con nuestros servidores en el sitio (realmente no los he mirado aún).

También necesito configurar un sistema de mensajería entre oficinas, así como un inicio de sesión remoto para trabajar desde casa. (Planeo usar logmein) ¿Ideas que no sean un montón de Zip-ties? ¿Cuál es tu forma favorita de organizar o las mejores soluciones?

No mencionas nada sobre el presupuesto, así que asumiré lo peor y te diré cómo lo haría a bajo precio. ;)

Primero, miraría lo que se requiere del departamento. ¿Qué servicios esperan que brinde? Luego comenzaría por descubrir cómo puedo usar el personal existente para ayudarme a crear el departamento, ya que es mucho trabajo para una persona organizar, inventariar, escribir políticas y procedimientos, etc. Entonces, ¿cuáles son las habilidades de otras personas? ? ¿Alguien parece no estar tan ocupado y tener grandes habilidades de organización? Hmm, asombroso. Los pondría a trabajar haciendo un inventario de todo lo que tienes a tu disposición. Si no hay nadie disponible, esa sigue siendo la primera tarea para usted. Descubra con qué está trabajando y vea cómo puede utilizarlo mejor para cumplir con los requisitos establecidos para su departamento. Luego formule un plan de acción,

Luego, con ese plan, lo pasaría a través de la jerarquía corporativa solo a CYA .

Las cosas que miraría en ese plan serían:

1. ¿Puede usar cualquiera de los equipos y software existentes, o va a necesitar un presupuesto para cosas nuevas?
2. ¿Tienes mano de obra? Si no, ¿cómo puede automatizar las cosas para que no se mantenga demasiado ocupado con tareas domésticas?
   3. Finalmente, ¿cómo vas a combinar 1 y 2 para que el proyecto sea lo más eficiente posible?

Eso es esencialmente cómo comenzaría. Luego organizaría todo el equipo restante en una pila obsoleta y potencialmente útil en la pila futura y obtendría autorización para descargar la pila obsoleta. Confía en mí, si no se ha tocado en 6 meses, nunca volverá a tocarse y terminarás acaparándolo hasta que el infierno se congele y en un entorno de pequeña empresa (al menos en mi experiencia), el espacio es muy importante.

Una vez que tenga el plan en marcha, vigile lo que está haciendo y siga preguntando "¿por qué estoy haciendo esto?". La eficiencia es clave para obtener un departamento que funcione sin problemas y la automatización es útil si tiene poca mano de obra o si se trata de un espectáculo individual.

En cuanto a qué hardware y sistemas utiliza, esta es una preferencia personal pura, pero estoy a favor de ir con marcas (como teléfonos IP de Cisco y computadoras de escritorio Dell) que tienen sistemas de soporte para respaldarlo. De lo contrario, te atascarás en los conceptos básicos del departamento de TI. También puede tener una intranet con un sistema de venta de boletos para que la gente no esté obstruyendo su correo electrónico o teléfono pidiendo ayuda.

En cuanto a los sistemas de mensajería, hay algunos sistemas de mensajería decentes de código abierto dentro de la oficina que me gustan. Puedes ir de Pidgin a RabbitMQ (gratis para uso comercial también). O, como una casa PHP / Java, siempre puedes rodar la tuya.

Me doy cuenta de que esta no es una respuesta muy completa, pero espero que sea un comienzo y tal vez de alguna utilidad. Tengo experiencia en hacer exactamente lo que está haciendo y estoy en la recta final de mi empresa actual haciendo esto con un presupuesto reducido. Tenga cuidado, tomará el doble de tiempo de lo que piensa. Pensé que estaría funcionando en 6 meses, pero después de 9 meses, ¡estoy cerca del 60% del camino!

Esto es sobre el orden en que haría las cosas:

1. Aprende sobre todo. Este es sin duda los pasos más importantes. Hable con los desarrolladores sobre lo que se ejecuta en los servidores y cómo interactúan, lea el manual del sistema telefónico y siga los cables. Pídale a algunos de los empleados que le hagan una lista rápida del software que usan mucho y lea sobre esos programas si no son cosas con las que está familiarizado. Asegúrese de comprender quiénes son los proveedores de servicios de TI y saber quién en la empresa maneja esas facturas y tiene acceso a esas cuentas. Sin embargo, esto es lo más importante que debe saber: averigüe quién es responsable o comprende cada sistema, de modo que si no lo comprende, sepa a quién preguntar.
2. Haga un inventario de todo, para tener una idea de lo que tiene y lo que necesita. Busque soluciones de inventario de código abierto, como Tracmor (versión SaS de pago disponible en tracmor.com ).
3. Analiza tus necesidades. ¿Los empleados tienen pocas computadoras? ¿Algo envejecido y necesita ser reemplazado? trabaje con sus superiores para averiguar su presupuesto y haga un plan para reemplazar o comprar nuevo hardware para satisfacer las necesidades en este momento.
4. Averigüe si hay algún problema que deba corregirse ahora. Hable con todos los empleados (cara a cara si puede, no hay tantos) y vea si están conscientes de algún problema con el entorno de TI en este momento. Haz un plan para arreglarlos.
5. Configurar comunicaciones. Es una empresa pequeña, así que esto es fácil. Asegúrese de que todos los empleados sepan quién es usted y que puedan informarle de sus problemas. Tenga algún tipo de forma formal y grabada para que lo hagan. Si te apetece, puedes configurar un rastreador de tickets o simplemente hacer que te envíen un correo electrónico y ordenar los correos electrónicos.
6. Ahora estás en mantenimiento. Siga aprendiendo más sobre los sistemas, pase su tiempo libre investigando más y esté atento a cualquier cosa que se ejecute por debajo de lo óptimo.
7. Y esta es la parte divertida: comience a mejorar los recursos de TI. Descubra lo que los empleados piensan que podría hacer que su trabajo sea más fácil o más eficiente, y busque soluciones. Hay muchos productos (muchos de ellos FOSS) que afirman que mejorarán su negocio, analizarán cuáles cree que realmente lo harán y harán un plan para implementarlos.

Haga planes y realice un seguimiento de ellos : tener muchas tareas que hacer puede ser abrumador, así que manténgalos muy bien organizados y priorícelos. Cuando tienes una idea clara de lo que hay que hacer y cuándo, es menos estresante.

Comuníquese : asegúrese de que los demás empleados sepan cómo comunicarse con usted y manténgase en contacto sobre cómo funcionan las cosas y cómo podrían funcionar mejor. En una tienda técnica, sus 'clientes departamentales' probablemente estén solucionando la mayoría de los problemas por su cuenta, lo que puede ser tanto una bendición como una maldición. Dígales que le avisen cuando encuentren un problema con un sistema y que le cuenten cómo lo arreglaron si lo hicieron (de esa manera usted sabe cómo solucionarlo si le sucede a alguien más).

Hay muchas herramientas gratuitas que pueden ser tu mejor amigo. Mire a Spiceworks , su versión gratuita mínimamente compatible con anuncios hará que su red local se registre, inicie sesión en todas las computadoras e inventarie su hardware y software. Realiza un seguimiento de todo esto y busca problemas (software desactualizado, hardware defectuoso, etc.). Todo el tiempo tiene un sistema simple de solución de problemas incorporado.

Estoy seguro de que has visto un millón de anuncios, pero Splunk realmente es una herramienta útil para diagnosticar esos servidores, y es gratis para un entorno pequeño. Si el personal de desarrollo aún no lo usa, probablemente encontrarán que es una herramienta útil para ellos también.

¡Corre, corre por las colinas!

¿En serio sabes en lo que te estás metiendo? Eso me dice: un gerente de TI que ha trabajado en la industria durante más de 20 años.

No dudo de sus habilidades, pero es bastante difícil para un veterano experimentado entrar en una empresa con una infraestructura de TI establecida y hacerse cargo de su administración, y mucho menos tener el doble golpe de ninguna infraestructura Y está aprendiendo Administración de TI sobre la marcha .

Ahora, en una nota más formal: su organización no es tan grande, supongo que tienen confianza en sus habilidades y usted lo hace ...

1. Identifique el propósito comercial si aún no lo ha hecho.
2. Identifique los sistemas y servicios clave que ayudan a la empresa a hacer lo que hacen y asegúrese de que todo esté documentado: debe tener tanto los Procedimientos operativos estándar para eventos críticos críticos del negocio como un Plan operativo principal que incluya los SOP + Planes de recuperación ante desastres y Continuidad comercial .
3. identifique a los principales interesados ​​(personal y proveedores) en todos los aspectos de lo que debe hacer y manténgalos informados, busque sus consejos, deseos, inquietudes y experiencia.
4. Identifique los riesgos y exposiciones orientados a TI que impedirán que la empresa haga lo que hace.
5. Ponga un valor en los costos de no hacer negocios por ningún período de tiempo.
6. Identifique qué recursos ya tiene en casa para mitigar los riesgos (copias de seguridad, kit de repuesto, sitios remotos, etc.).
7. Identifique el déficit en la mitigación de riesgos y cuánto costará arreglar el agujero.
8. Vea si tiene algún presupuesto para mitigar los riesgos y decida qué le permite hacer.
9. Solo cuando tiene un plan sólido para todo lo anterior, incluso piensa en implementar cosas nuevas y hacer más cambios más allá de los que necesita hacer para lo anterior. Algunas tareas pueden superponerse, pero los fundamentos también deben ser correctos.

De acuerdo, puede abastecerse de algunos teclados y alfombrillas de repuesto, pero ¿qué pasa cuando el aire acondicionado comienza a gotear agua sobre algunos de los kits en la sala de servidores (si tiene alguno)? Tuvimos eso la semana pasada y tuvimos que implementar contingencias A medida que la temperatura aumentó a 30 ° C y todos los servidores comenzaron a sonar como si fueran a despegar, ya que estaban impulsando sus ventiladores de enfriamiento con tanta fuerza.

Usted permanece tranquilo en una crisis, ¿no?

Espero que vaya bien.

Esto es para el enfoque estratégico. Las pequeñas empresas a menudo crecen mucho en muy poco tiempo. Este sería un marco para que usted no se queme si tal situación ocurre.

Como vengo de la escuela de negocios (administración de TI), mi respuesta puede diferir de lo que he leído aquí hasta ahora. Usaré un enfoque estratégico en lugar de técnico. También puede disculpar mis habilidades de escritura, ya que mi idioma principal es el francés. Esto puede no ser directamente aplicable ya que es una empresa muy pequeña, este no es un marco para un ejército de TI de una sola persona, pero comenzará de la mejor manera que estará preparado para el crecimiento. Esto está inspirado en el marco ITIL para la gestión de servicios de TI, utilizado por los grandes cuerpos de todo el mundo.

Desde mi punto de vista, el primer paso en la "creación" de un departamento de TI no es saber lo que posee, sino saber lo que ofrece (o, desde otro punto de vista, cuáles son los otros departamentos / unidades comerciales que necesita de usted). El departamento de TI ofrece un servicio . Después de esto, siempre debe ser capaz de planificar, evaluar, obtener presupuestos y brindar un buen servicio (a veces, al rechazar con buenos puntos algunos trabajos frente a los recursos disponibles para el departamento de TI) (hablar en lenguas comerciales: todo es posible si me da 2,000 hombres y flujo de caja infinito).

Tomando esa premisa, debe comenzar obteniendo qué servicios se esperan de su departamento . Puede estar relacionado con TI (en esta etapa, puede parecer que están pidiendo más de lo que es factible, es mejor saberlo al principio y obtener algunos recursos que obtener un buen agotamiento). Algunos ejemplos:

Corporación: - una red telefónica VoIP en funcionamiento; - una infraestructura de TI en funcionamiento (intranet, LDAP / directorio activo, correos electrónicos, impresoras, etc.) - una infraestructura de respaldo; - estaciones de trabajo de trabajo;

para departamentos específicos: - software (contabilidad, compras, facturación, inventario, recursos humanos, gestión del conocimiento, etc.) - soporte de TI;

Luego, podría escribir algunos acuerdos de nivel de servicio (SLA) para los servicios que se espera que ofrezca. Eso es un contrato. Esto lo ayudará a evaluar qué recursos (tiempo, dinero, humanos) necesitará para cumplir con su deber. Esto también asegurará que todas las partes estén al tanto de lo que obtienen. Esto lo protegerá de la sobrecarga de tareas porque su planificación se basó solo en esos servicios y si alguien viene y le pide, por ejemplo, que administre 6 nuevos servidores, entonces sabrá que obtendrá más parches para aplicar, más copias de seguridad, etc. y necesitará más recursos. Los acuerdos de nivel de servicio pueden incluir tiempo de actividad, ventanas de mantenimiento, incidentes aknowledge_time response_time resolution_time y un acuerdo sobre las métricas utilizadas para evaluar los servicios proporcionados por su departamento de TI.

Ahora que usted (y sus clientes: los otros departamentos) saben lo que debe hacer, querrá saber qué debe hacer. Tiempo de inventario , ver publicaciones anteriores. lo mejor sería que su base de datos de activos se actualice automáticamente. Uso de herramientas / scripts de descubrimiento para ingresar los datos como firmware de servidores, software, bases de datos y versiones del sistema operativo, etc. Dado que es una empresa pequeña, todavía se puede hacer a mano. Esta base de datos, llamémosla la base de datos de elementos de configuración (CMDB) debería sobrevivir en el cuerpo. Lo usará cuando se encuentren vulnerabilidades críticas para saber qué hosts son vulnerables, para realizar sus compras, para evaluar las necesidades de parches, para recordar la dirección IP específica de host.wtf, las fechas de inicio y finalización de las licencias (con recordatorios 1 mes antes del vencimiento ), contratos de mantenimiento, etc.

Ahora sabe qué hacer, cómo medirlo y lo que tiene. Dado que todos los departamentos se ejecutan con un presupuesto , su departamento de TI necesita uno para ser respetable. Evalúe y redacte un presupuesto, dependiendo de la compañía que se le pida que haga cada trimestre. Si se lo dejas a otros ... buena suerte.

Hay mucho más, pero hay trabajo durante 3-4 meses a tiempo completo en esto ... al menos, ya que no tiene un gerente que lo haga por usted y también tiene que cumplir con sus tareas habituales. Que esto te ayude.

Consejos al azar:

• haz tu trabajo: lo que significa hacer TI, no hacer compras, no hacer electricidad, no reparar la cafetera. Por ejemplo: prepare la orden de compra, obtenga la cotización del proveedor pero deje la orden y haga un seguimiento a alguien que ya lo haga.

Para un sistema de mensajería utilizamos aplicaciones de Google. Puede usar su propio nombre de dominio para la cuenta de gmail, las conversaciones se pueden registrar si así lo desea, y puede usar casi cualquier cliente de chat que desee.

Como otros han mencionado, el inventario es una gran cosa. Hardware y software. Documentar licencias (!).

Si crea algo nuevo, documentarlo. Si aprende algo nuevo, documentarlo. Si descubre cómo se está ejecutando un servicio actual, documente. En otras palabras, piense en esto como el comienzo de su biblioteca de documentación .

Trabaje con la gerencia para encontrar las necesidades que tengan (ya que no tienen un departamento de TI) y luego priorice esas necesidades. Luego obtenga su aprobación para la priorización.

Usted va a ser el tipo ideal, por lo que debe comprender esencialmente cómo funciona todo, desde las redes, la administración del servidor y el soporte de escritorio.

Después de todo eso, puede comenzar a preocuparse por la seguridad, las políticas y los procedimientos, las expansiones, los ciclos de finalización de la vida útil del hardware, las compras, etc., etc., etc. :) ¡Estará muy ocupado!

Esta es la parte táctica. Esto tiene en cuenta que su empresa podría crecer rápidamente. Esta es la diferencia entre trabajar para usted o trabajar para una empresa (bueno, eso es lo que creo).

----> Gestión de inventario

Obtenga un espacio reservado y bloqueado para su inventario de TI. (Redundancia de 3 teclas, puede ser una habitación, casillero, ...?) Intente dividirlo en ubicaciones (cajas, estantes, use cualquier cosa para dividir el espacio).

Cree una convención de nomenclatura para su hardware y ubicaciones.

Obtenga un rotulador (como un P-Touch) y etiquete siguiendo la convención.

Mantenga un inventario Es posible que el contador ya tenga un software que pueda ayudarlo a realizar un seguimiento del mismo y esto tiene el valor añadido de que lo ayudará a amortizar el inventario. Evite el bloc de notas o lo pagará algún día. Excel / Free Office Calc con reglas de integridad de datos puede ser aceptable, ya que puede importarse fácilmente en una futura aplicación de inventario. Lansweeper es un buen programa gratuito para esto (requiere MS SQL Server).

ACTUALIZA TU INVENTARIO. Al mover cosas, al obtener cosas nuevas, etc. o educar a los usuarios para que lo hagan.

----> Mensajería entre oficinas, acceso remoto, etc.

No olvides nunca las copias de seguridad . Y prueba tus copias de seguridad. Ok, este punto está hecho. Dependiendo de su infraestructura de TI actual, LogMeIn puede no ser la mejor solución. ¿Hay cortafuegos, servidores proxy, etc. si no, necesitará esto, no confíe en los usuarios.

Un enfoque más profesional sería configurar una VPN segura para sus servidores administrativos y / o intranet para la informática remota.

Para la mensajería entre oficinas, todo vale, solo debe buscar algo sobre lo que pueda tener control . Lo que sugirió Ryan M. lo parece. Si alguien es despedido, no es divertido si puede hablar con el cliente, ya que está en la empresa.

----> Organización

Elabore una nueva lista de verificación de los empleados sobre lo que debe hacer y solicite a Recursos Humanos o cualquier persona que contrate que le envíe un correo electrónico antes de que llegue un nuevo empleado. No es divertido saber el día exacto en que llega el empleado y tiene una aplicación bloqueada y esperando que llegue un pedido para tener que crear un nombre de usuario y contraseña, etc. para esa nueva llegada. Y luego, al imprimir el papel para el chico nuevo, la impresora se atasca.

Aprenda a usar una agenda o un PDA o Outlook o algo así. Hay algunos marcos para el uso de aquellos como 'Hacer las cosas'. Recibirá solicitudes de todo el planeta y, en algún momento, incluso de otros planetas. Programe tareas como 'hacer el inventario' y 'probar copias de seguridad'.

Escriba documentación sobre lo que hace técnicamente cuando lo hace. Y desarrollar un sistema de archivo para el conocimiento.

Dibujar diagramas de procesos de negocio . Podría usar el marco BPMN por ejemplo. Entonces, todos saben cómo se hacen las cosas, el flujo de trabajo y es fácil capacitar a nuevas personas.

Solicite solicitudes por correo electrónico No acepte hacer cosas cuando se le solicite sobre la marcha mientras está haciendo otra cosa.

Prepare los formularios para las solicitudes más comunes Se asegurará de obtener toda la información que necesita la primera vez y no perderá tiempo pidiendo los detalles que necesita. Puede referirse a 'las solicitudes más comunes' como 'Solicitudes de servicio'. Sé que es burocrático, pero puede agregar un número único a ellos, por lo que puede consultar rápidamente 'Necesitaré el formulario Win-102 para esto'.

Obtener un vulcan no tienen emociones y buena memoria.

Seguir todos esos principios debería evitar que golpees mucho al fan. Muéstrale esto a tu jefe y pide un aumento. Dos suben, ya que estás haciendo 3 trabajos.