Estoy tratando de encontrar la mejor manera de vincular una pieza impresa con el nombre del archivo electrónico. ¿Cuáles son las mejores prácticas para nombrar archivos y controlar versiones? ¿Utiliza algún tipo de registro para el diseño gráfico?

Yo uso algunas convenciones.

1. Nunca use caracteres especiales en el nombre, incluyendo caracteres que no estén en inglés como "Ñ" o espacios. (mantenga seguro el nombre del archivo web)

2. IUseCamelCaseNamefiles.ext

3. I_can_also_use_underscores.ext (No muy a menudo)

4. Utilizo hypen para el número de versión o para separar diferentes jerarquías.

   • Folleto-A4-01.ext

5. Usar carpetas

   • Empresa

   • Proyecto

6. Si el archivo va a un proveedor externo, primero uso el nombre del cliente.

   Las versiones son para cambios de diseño, no de salida. Se pueden agregar algunas notas adicionales en el archivo.

   • CompanyName-Brochure2015-05-cmyk.pdf

   • CompanyName-Brochure2015-05-grayscale.pdf

7. A veces necesito una variación, probablemente una revisión donde el diseño es el mismo pero necesito un cambio menor. Los uso cuando el cliente necesita comparar. Una vez que el archivo está autorizado, regreso con un número consecutivo.

   • Folleto-2015-03a.pdf

   • Folleto-2015-03b.pdf

   • La próxima versión será Brochure-04.pdf

8. A veces hago un archivo adicional antes de la salida, por ejemplo, aplanar imágenes y fondos. Renombro el archivo ANTES de cualquier cambio.

   Folleto-2015-04-output.ai

9. Algunas personas usan una fecha en la publicación misma, para saber si la información impresa se actualiza.

10. Nunca uso la palabra "Final". No hay tal cosa.

11. Normalmente no uso fechas en el nombre del archivo. Esa información está incluida en el archivo mismo. Por supuesto, esto puede ser modificado.

    Sin embargo, es importante incluir la fecha, tanto dentro del documento como en el nombre del archivo, si tiene alguna implicación legal y es para uso público.

    UserAgreement-September2015.pdf

12. Si el proyecto tiene un rediseño totalmente diferente (no solo cambios o evolución), puedo agregar V2, por ejemplo.

    FolletoV2-2015-05.pdf

Algunas notas sobre por qué no uso la palabra "Final" en ningún archivo.

• Es muy probable que algunos clientes soliciten cambios de última hora. Sí, un cliente a veces me llama por teléfono "PARE que cambié el teléfono de mi esposa anoche".

  Como tengo una estrecha relación con mis proveedores y si puedo detener el proceso de impresión, simplemente envío un Filename-05.pdf consecutivo. No es necesario cambiar el nombre del archivo Cliente ... FinalFinalFinal.pdf

  ¿Cuántas palabras finales finales finales debo contar para saber que es la versión final final?

• Si necesito un cambio técnico, puedo cambiar el nombre del archivo pero no la versión de diseño. Cliente ... 05-overprint-01.pdf

• Imagine una reimpresión de un folleto con un cambio menor. Acabas de preparar una nueva versión.

• Una analogía: ¿Has visto algún software llamado VersionFinal? Se llama en números consecutivos, números de versión, por una razón. No hay una versión final.

• Imagine un cliente que está buscando en su correo electrónico una versión "Final". Si un archivo se llama así pero tiene algunos cambios después de eso, tiene un problema.

• Por supuesto que hay una versión final . Pero esa versión final es la que ya estaba impresa. El que no recibió ningún cambio. Antes de eso ... no hay forma de saber si es la versión final.

Como Rafael sugirió:

No hay caracteres especiales ni espacios en los nombres de los archivos, y todo está bien ordenado en carpetas.

En general

Para nombrar mis carpetas principales, me gusta usar mis "números de proyecto" y esto también coincide con los números de factura.

Me gusta porque puedo usar el comando de búsqueda o simplemente abrir mi carpeta "trabajo en progreso" y escribir los primeros números de un proyecto para acceder a él. También es más fácil encontrar la factura correspondiente y la hoja de tiempo del proyecto de esta manera si necesito verificar los detalles al respecto.

Además, es satisfactorio ver todas las carpetas numeradas bien ordenadas. Ahora estoy en mi carpeta # 1700, es realmente el mejor sistema que encontré para no perderse si tienes muchos proyectos y 5-10-15 años de archivos. Da una vista previa rápida de cuántos proyectos están en progreso y no necesito abrir 2-3 carpetas para obtener mis detalles; todo está en el nombre de la carpeta principal (por ejemplo, cliente, versión, tipo de proyecto, número de factura, etc.)

Las versiones de pruebas y archivos obtienen un número diferente al final del nombre del archivo. Lo prefiero así porque se pueden hacer muchas revisiones en proyectos urgentes en el mismo día. Por esta razón no uso fechas.

Ejemplo para diferentes conjuntos de primeros borradores:

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-1

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-2

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-3

Ejemplo para diferentes conjuntos de revisiones:

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-1

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 02-1

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 03-1

Cuando necesito insertar ese archivo en un "archivo de prueba" con las versiones, agrego los detalles de contacto, el número de proyecto, la fecha, los colores y la nota de propiedad intelectual. Denomino a ese archivo algo así como "12345A_AbrevOfClient_ProjectName PF01 " y cada página de la prueba tiene un gran 01A - 01B - 01C - 01D. El cliente puede simplemente responderme con sus revisiones mencionando "Me gusta el título de 01B y el texto del cuerpo de 02A", por ejemplo.

Cuando obtengo una revisión del mismo proyecto más tarde (por ejemplo, después de que el proyecto se archiva y aprueba) , ese proyecto tiene una nueva carpeta creada pero la cambiaré a la letra "B", etc. De esta manera en los archivos es fácil de encontrar y siempre sé cuál es la última versión.

Ejemplo para diferentes versiones del mismo proyecto una vez archivadas:

12345 A _AbrevOfClient_ProjectName01-1

12345 B _AbrevOfClient_ProjectName01-1

12345 C _AbrevOfClient_ProjectName01-1

Solo uso la carpeta de un cliente con el nombre del cliente para mis archivos. En mi unidad de trabajo principal, prefiero cuando la carpeta de proyectos comienza con el número de factura / proyecto, es más fácil de encontrar y no necesito abrir 2 carpetas para llegar a mi proyecto.

Los ejemplos a continuación son mi estructura de proyectos de diseño gráfico; probablemente necesite ajustar esto a sus propias preferencias. La estructura de mi carpeta es un poco diferente para los sitios web; Tendré una carpeta de respaldo, una carpeta de imágenes (optimizada), una carpeta gráfica (capas, vectores) y la carpeta final contendrá todo lo que está en el host (incluidas las notas sobre la configuración personalizada, xml, etc.) De esta manera siempre tenga algún tipo de respaldo listo. Muevo los archivos que modifico en la carpeta de copia de seguridad. Por lo general, necesito cambiar el nombre del final de los archivos o ordenarlos en una carpeta con un número para mostrar la versión (1-1, 1-2, etc.)

La estructura principal de la carpeta de cada proyecto:

• Mi archivo principal siempre es el del primer nivel. No hay confusión
• No sobrescribo los archivos revisados, mantengo los archivos "rechazados" en una carpeta separada, cambio el número al final del nuevo nombre de archivo, por ejemplo. 01-1, 02-1, etc. El cliente cambia de opinión a veces, es bueno para esto.
• Tengo una carpeta para pruebas y las pruebas también están numeradas. Guardo las pruebas rechazadas para referencia
• La carpeta de archivos finales contiene los últimos archivos finales. De esta manera, cuando un cliente solicita reenviar las finales, está bien identificado y es fácil encontrar la última versión
• Siempre mantengo toda la comunicación y las imágenes originales (y su baja resolución original si sugiero otras imágenes pero no las compré).

Nombre de archivo:

• Prefiero usar el mismo sistema de numeración para mis archivos importados (gráficos y alta resolución de Photoshop) de esta manera siempre sé cuál es la última versión y a qué proyecto específico pertenece.
• Si no hay ningún cambio en un archivo, conservo el nombre del archivo del proyecto original del que proviene. Evita muchos enlaces incorrectos para tener nombres precisos como este también.
• Mantengo los archivos de capa en una carpeta separada (me gusta aplanar mi .psd e importar .eps en el software de publicación)
• Siempre uso extensiones
• Si necesito revisar un archivo final, simplemente cambiaré el nombre del final del archivo final "v2, v3, etc."

Correos electrónicos

Toda mi comunicación por correo electrónico comienza claramente con una estructura como esta, por lo que es fácil de seguir:

• 01 PRUEBA - Nombre del proyecto aquí
• 02 PRUEBA - Nombre del proyecto aquí
• ARCHIVOS FINALES - Nombre del proyecto aquí
• ARCHIVOS FINALES v2 - Nombre del proyecto aquí
• etc.

Archivo

La carpeta de cada proyecto se envía a la carpeta de un cliente con su nombre

Y archivo en 2 copias de seguridad externas en un disco duro diferente (una copia de seguridad y una copia de seguridad de una copia de seguridad). Cambio estas HD cada 3-4 años por otras nuevas.

Iniciar sesión

Realmente no necesito usar un registro; Simplemente puedo usar mi software de contabilidad o de facturas para registros, y buscar allí si necesito algo (por ejemplo, FreshBooks, Quickbooks, etc.) Todos los detalles están allí y coinciden con los nombres de mis proyectos.

Intento mantenerme

Client_Project_Asset_Description_Version.Filename

para todo Los hábitos hacen que el desastre desaparezca.

por ejemplo, Google_Maps_Icons_ThatPressedStateNoOneEverSees_v33.png

Presento todo por Cliente> Proyecto

 - (DIR) Client 1 Name

   - (DIR) Project 1 name
     Client_Project_date.indd
     Client_Project_date.pdf
     Client_Project_datePDFX.pdf
     - (DIR) Client files (anything the client has sent regarding project)
     - (DIR) Working (custom created supporting files)
        - (DIR) Reference (if needed)
     - (DIR) Older (past iterations of same project)

   - (DIR) Project 2 name
     - Version A
        Client_ProjectA_date.indd
        Client_ProjectA_date.pdf
        Client_ProjectA_datePDFX.pdf
        - (DIR) Older (past iterations of same project & version)
     - Version B
        Client_ProjectB_date.indd
        Client_ProjectB_date.pdf
        Client_ProjectB_datePDFX.pdf
        - (DIR) Older (past iterations of same project & version)
     - Version C
        Client_ProjectC_date.indd
        Client_ProjectC_date.pdf
        Client_ProjectC_datePDFX.pdf
        - (DIR) Older (past iterations of same project & version)
     - (DIR) Client files (anything the client has sent regarding project)
     - (DIR) Working (custom created supporting files)

   - (DIR) Project 3 name
     Client_Project_date.ai
     Client_ProjectFLAT_date.eps
     Client_Project_date.pdf
     Client_Project_datePDFX.pdf
     - (DIR) Client files (anything the client has sent regarding project)
     - (DIR) Working (custom created supporting files)
     - (DIR) Older (past iterations of same project)



 - (DIR) Client 2 Name

   - (DIR) Project 1 name
     - (DIR) Client files (anything the client has sent regarding project)
     - (DIR) Working (custom created supporting files)
         - (DIR) Resources (Original versions of 3rd party tools/scripts if any)
     - (DIR) Older (past iterations of same project)
     - (DIR) Mockups_Wireframes
     - (DIR) Static Build (if needed)
     - (DIR) Web Build
           - (DIR ALIAS) BUILD (alias to localhost server if needed)
           (All the files/directories for the web site)

Y así. . .

Las fechas de nombre de archivo tienen el formato _062515.indd. Esto me permite evitar la trampa "Final_Final_Final_USETHISONE_NEW.indd". Si creo más de una iteración en un día determinado, uso letras, a la _062515B.indd. Entonces puedo decir simplemente mirando los nombres de los archivos cuál es la última versión.

También mantengo directorios maestros para elementos comunes. Tengo un Logosdirectorio, un Stock artdirectorio, un Custom artdirectorio, donde almaceno los archivos que se utilizan en varios archivos / proyectos / clientes.

Mantengo todos los logotipos de los clientes en el Logosdirectorio ( ordenados alfabéticamente en subdirectorios), de esa manera esos archivos no se duplican repetidamente en todo el sistema de archivos, desperdiciando innecesariamente el espacio del disco duro.

A lo largo de los años, esto ha resultado ser muy útil para rastrear cosas y mantenerse organizado para mí. Puedo buscar directamente por nombre de cliente, por nombre de proyecto, por fecha y encontrar rápidamente lo que necesito. En la mayoría de los casos, ni siquiera necesito buscar, solo recorrer la estructura del directorio me da lo que necesito.