Pequeños pasos para mejores conferencias TCS?

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A menudo, cuando participamos en conferencias de TCS, notamos algunos pequeños detalles que desearíamos que los organizadores de la conferencia hubieran tenido en cuenta. Y cuando organizamos conferencias, ya lo hemos olvidado.

De ahí la pregunta: ¿Qué pequeños pasos podríamos tomar fácilmente para mejorar las conferencias TCS ?

Con suerte, esta pregunta podría convertirse en un recurso que podríamos verificar dos veces cada vez que organicemos conferencias, para asegurarnos de que no repitamos los mismos errores una y otra vez ...


Estoy interesado aquí en detalles relativamente pequeños y económicos , algo que los organizadores de la conferencia podrían haber hecho fácilmente si hubieran pensado en ello a tiempo. Por ejemplo, podría ser una información útil que se podría poner en la página web de la conferencia con mucha anticipación; un dispositivo de cinco dólares que puede salvar el día; algo a considerar al elegir el restaurante para el banquete; el mejor momento de las pausas para el café; o su diseño ideal de las insignias de la conferencia.

Podemos cubrir aquí todos los aspectos de los arreglos de la conferencia (incluyendo presentaciones en papel, comités de programas, revisiones, arreglos locales, etc.).


Esta es una pregunta wiki comunitaria. Publique una idea por respuesta y vote otras respuestas hacia arriba o hacia abajo dependiendo de lo importantes que sean en su opinión.

revs Jukka Suomela
fuente
21
Un aspecto que no se ha cubierto mucho en las respuestas hasta ahora: ¿pueden los organizadores de la conferencia hacer algo para ayudar a los estudiantes graduados que visitan una conferencia por primera vez y que aún no conocen a nadie?
Jukka Suomela
66
Este es más un trabajo para los asesores y mentores de los estudiantes de posgrado. ¿Pero tal vez organizar algún tipo de evento para los estudiantes de posgrado para que todos puedan conocerse, especialmente si no están siendo invitados al banquete?
Peter Shor
3
Sí, o tal vez solo una habitación o algunos refrigerios simples para una reunión de estudiantes de posgrado.
Suresh Venkat

Respuestas:

48
  1. Mantenga los precios bajos : puede obtener deliciosos entremeses en una $750conferencia organizada por un hotel por asiento, es cierto, pero tiende a restar valor a la atmósfera intelectual que puede obtener con una $100conferencia organizada por la universidad por asiento. Además, no solo se consigue que las personas que asisten den charlas. Permitir que los estudiantes en la universidad asistan gratis;
  2. Espacie sesiones paralelas , para que las personas realmente puedan moverse entre ellas;
  3. Pero también fomente la interacción entre los oradores y los asistentes en sesiones paralelas de antemano, de modo que las sesiones paralelas también sean comunidades autónomas. Esto fomenta la interacción y la sensación de que las sesiones paralelas están avanzando la discusión en su subcampo. Algunas conferencias (por ejemplo, la conferencia de lingüística alemana, DGfS) han llevado esto a la conclusión de que todas las sesiones paralelas sean talleres independientes.
Charles Stewart
fuente
11
Sí, las conferencias organizadas por la universidad son geniales. No solo son baratos; También tienden a ser mucho más fáciles de acceder (p. ej., obras de transporte público), y por lo general tienen mejores instalaciones (buenas salas de conferencias que en realidad están diseñadas para ese propósito, WLAN, etc.).
Jukka Suomela
55
+1 por 1. una sala de conferencias de hotel o salón de baile es un lugar terrible para escuchar una charla académica. junto con una vivienda más barata y el beneficio para los estudiantes locales, sería una gran solución. y las conferencias teóricas no son tan grandes como para causar pesadillas logísticas.
Sasho Nikolov
66
Estoy totalmente de acuerdo con este punto! ¡Realmente no veo ninguna buena razón por la cual se organizaron conferencias en algunos hoteles caros en Las Vegas!
Dai Le
8
Una razón por la que la gente usa los hoteles es que a menudo es muy difícil obtener salas de conferencias universitarias a mediados del año académico.
Boaz Barak
3
Por alguna razón, las conferencias de matemáticas son mucho más baratas que las conferencias de CS.
Boris Bukh
39

Un número limitado de mesas / escritorios en una habitación tranquila.

Problema : no todos asistirán a cada sesión, ni todos se quedarán en el hotel en el que la conferencia es la más cercana / celebrada.

Solución : algunas mesas, escritorios, sillas en una habitación tranquila para leer, escribir, escribir, navegar sin problemas, posiblemente con tomas de corriente.

RJK
fuente
2
Sí por favor ! después de todo, parte de la diversión de estar en una conferencia es trabajar / chatear con otros.
Suresh Venkat
2
una habitación tranquila vence este propósito ... ¿qué tal una habitación ruidosa? :)
Lev Reyzin
35

Regale memorias USB como procedimientos

Sí, los documentos están en línea, pero las conferencias rara vez tienen conexión inalámbrica en las salas de conferencias o áreas públicas cercanas. Los CD-ROM son el medio electrónico actual de hoice, pero una gran parte de las personas tienen tabletas y netbooks sin unidades de CD. Las unidades USB cuestan menos que la suciedad, y funcionan con casi cualquier computadora cuyo nombre no coincida con la expresión "iP *".

Si no desea rellenar previamente cada dispositivo USB con los procedimientos electrónicos, deje que las personas llenen sus propios dispositivos con los procedimientos electrónicos, ya sea desde una PC (o tres) en el mostrador de registro, o de un colega que ya dejó su pegarse en algún otro dispositivo.

Jeffε
fuente
44
iP.*¿quizás?
Peter Taylor
44
tcsh, no perl.
Jeffε
77
Los patrones globales no son expresiones regulares. :)
Jukka Suomela
55
o incluso proporcionar descargas con anticipación. Recientemente tuve este problema exacto con los CD, ya que mi computadora portátil no tiene una unidad de disco. Tuve que transferir a USB desde una de las computadoras de la conferencia y luego copiar en mi computadora portátil
Suresh Venkat
Puede ser una buena idea ofrecer a cada asistente la opción de un CD o una memoria USB precargada con los procedimientos. Sospecho que los CD aún son más baratos, y algunas personas aún pueden preferirlos.
Peter Shor
35

En el sitio web de la conferencia, publique instrucciones simples pero detalladas para llegar del aeropuerto al hotel de la conferencia en transporte público .

No brinde docenas de opciones, solo una o dos rutas que sean sencillas y fáciles de seguir. Indique qué tipo de boletos comprar, de dónde, cómo y cuánto debería costar. Asegúrese de que la información que publique esté actualizada y sea válida, especialmente si la conferencia tiene lugar en verano.

(Puede ser una buena idea echar un vistazo a una guía de Lonely Planet para tener una buena idea de qué información es útil para alguien que visita la ciudad por primera vez).

Jukka Suomela
fuente
8
Esto es especialmente importante cuando la conferencia se lleva a cabo en un país de habla no inglesa y la mayoría de los participantes no podrán leer las instrucciones escritas en el idioma local.
Robin Kothari
8
Hay varias ciudades en los EE. UU. Donde las instrucciones para las opciones de transporte público en el aeropuerto son lo suficientemente difíciles como para descifrar que también podrían estar en un idioma extranjero.
Peter Shor
32

No programe charlas sobre temas similares al mismo tiempo.

Autoexplicativo. No hay excusa para ello.

Robar
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99
Esto puede ser bastante difícil de hacer, ya que cada asistente tiene su propia definición de similar, por lo que una excusa razonable es que no hay forma de evitarlo. Pero estoy de acuerdo en que los organizadores deben hacer todo lo posible para intentarlo.
Peter Shor
27

Folletos abstractos.

Problema : los procedimientos ahora están en su mayoría en línea (algo bueno) y no tengo ganas de descorchar mi computadora portátil para ver el tema de un documento.

Solución : suministre folletos abstractos (algunas conferencias ya lo están haciendo). Es un pequeño folleto que enumera los resúmenes en orden de presentación y es una referencia fácil para decidir de qué se trata una charla.

Nota: esta es una solución provisional hasta que todos llevemos IPads :), pero aun así tener todos los resúmenes resumidos en un solo lugar es muy conveniente.

Suresh Venkat
fuente
8
Alternativamente, regale iPads a los asistentes. ¿No es esa la forma ecológica? :)
Michaël Cadilhac
27

Calendario de actividades de la conferencia.

Problema : es difícil realizar un seguimiento de varias sesiones y, a menudo, en una conferencia grande no quiero asistir a todas las charlas, o me gustaría mantener una lista especial de charlas a las que voy a asistir.

Solución : La conferencia debe, como mínimo, proporcionar un archivo de calendario que se pueda insertar en el calendario de Google o en cualquier aplicación de calendario que tenga en un teléfono / computadora portátil. El formato ICS es bastante estándar.

Nota: Las conferencias pueden ir mucho más allá: en KDD usted inició sesión en un sitio de redes sociales asociado con la conferencia y podría exportar un calendario personalizado en función de las conversaciones que le interesen. Pero eso requiere más infraestructura y dinero, y no está dentro del alcance de esta pregunta.

Suresh Venkat
fuente
25

Deshágase del formato de 2 columnas y, en general, agilice la preparación del papel

En este momento, el típico papel TCS tiene 4 versiones diferentes:

1) Una versión completa preliminar: esta es la versión con pruebas completas en las que trabaja antes de la presentación de la conferencia, y la que muchas personas publican en línea al mismo tiempo que la presentación.

2) Una versión de envío: esta es una versión, preparada apresuradamente un par de días antes de la fecha límite, donde convertimos un buen documento de 30 páginas en un apéndice de papel de 10 páginas menos legible + 20 páginas copiando / pegando pruebas en apéndices.

3) Versión lista para la cámara: esta es la versión en formato de dos columnas que realmente se publica en la conferencia. Esto se obtiene incorporando comentarios y opiniones de los revisores que obtuvimos mientras tanto en la presentación o la versión preliminar completa, y luego trabajando para que sea compatible con la plantilla de formato de 2 columnas fea proporcionada por la conferencia. (Creo que hay un acuerdo más o menos universal de que el formato de 2 columnas es feo, y la única razón por la que existe es como un remanente de los días no tan lejanos de procedimientos impresos)

4) Versión del diario: esta es una versión completa que también contiene los comentarios e ideas anteriores, así como el resultado de otro pase que enviamos a un diario. Por razones técnicas, a menudo es difícil mantener el mismo archivo de texto para las versiones 3 y 4, lo que significa que es necesario duplicar el trabajo para crear estas dos versiones.

Dado esto, tal vez no sea sorprendente que muchos documentos no lleguen a la etapa 4, y la versión más madura que queda es este feo formato de 2 columnas.

Sugeriría los siguientes cambios:

1) Como dijo Emanuelle, envíe un documento preliminar completo (es decir, la versión 1) a la conferencia, con el entendimiento de que la PC no está obligada a leer más allá de las primeras 10 páginas, y que generalmente pueden usar su criterio para saltear detalles técnicos de las pruebas

Esto hace que sea más fácil para los autores (una versión menos) y también para la PC, ya que si realmente quieren ver las pruebas, no tienen que buscarlas en los apéndices, y siempre pueden simular la situación actual al solo imprime las primeras 10 páginas de la presentación e ignora el resto. (Russell Impagliazzo dijo una vez que una presentación no debe tener límite de página, sino solo una instrucción que para x = 1,2,4,8, ... leer las primeras x páginas debería hacer que el revisor quiera leer las siguientes x. )

2) Para la versión lista para la cámara, use un formato de 1 columna con una plantilla de látex mínimamente intrusiva, que facilitará seguir trabajando con el mismo archivo.

De hecho, lo que sugeriría (aunque es un cambio mayor) es hacer que la versión lista para la cámara sea un verdadero "resumen extendido" restringiéndola a 10 páginas de una sola columna. Dado que su trabajo ya está aceptado, y que una versión con todos los detalles debe estar disponible en línea, no tiene que perder espacio en estas 10 páginas para explicar más detalles o enumerar todos los argumentos por los que su trabajo es excelente, y puede concéntrese en tratar de explicar de la manera más simple posible las ideas principales detrás de su trabajo. Creo que un documento en este formato será un recurso valioso y justificará tener una versión más además de la versión completa / revista. Además, creo que el hecho de que la versión de la conferencia sea necesariamente sin detalles de prueba alentará a las personas a presentar sus publicaciones.

Boaz Barak
fuente
66
¿Me parece que la única razón para restringir la duración de la versión lista para la cámara es permitir que una revista revise una versión completa? Me hace sentir aún más convencido de que necesitamos ir a todos los diarios.
Suresh Venkat
55
Como comenté bajo la respuesta de Emmanuelle, creo que debería pedirse que envíe con precisión la versión del documento que los autores quieren que aparezca en el proceso. (Sí, permita una ronda de revisión). A nadie le gusta revisar documentos de doble columna, así que elimine el formato de doble columna. Mantenga los límites de 10 páginas, por lo que revisar bajo presión de tiempo se mantiene cuerdo.
Jeff
77
El formato de 2 columnas es mucho más fácil de leer que el de 1 columna en páginas grandes. Si tiene una línea de texto en una fuente más pequeña en toda una página de tamaño carta o A4, es realmente bastante difícil de leer. (Las páginas más pequeñas son mucho mejores, pero este no es el tamaño de la mayoría de las actas de la conferencia). Y en la era del procesamiento de texto, el formato de dos columnas versus una columna realmente no debería ser un problema en absoluto; la longitud es definitivamente algo más relevante de qué preocuparse.
Peter Shor
3
"Si tiene una línea de texto en una fuente pequeña en una página entera de tamaño carta o A4 ..." - Entonces, no haga eso. Haga las páginas más pequeñas o la fuente más grande.
Jeffε
3
@Jukka: Entonces (1) deshacerse de las actas impresas, (2) deshacerse de los límites de la página, (3) ir al formato de 1 columna, 11 puntos, margen más grande. Buena idea, pero creo que tendrás que hacer todas estas cosas a la vez. Espero que aún necesites tener algún tipo de versión más corta para que la vean los miembros del comité. La otra cosa es que solía ser cierto que las organizaciones patrocinadoras ganan mucho dinero vendiendo copias a las bibliotecas. Es posible que encuentre cierta resistencia en ese terreno (aunque como las bibliotecas están cambiando a medios electrónicos de todos modos, esto probablemente sería irracional).
Peter Shor
24

Recomendar algunos buenos hoteles a los participantes de la conferencia.

He estado en conferencias donde la lista recomendada de hoteles tenía más de 10 hoteles (o ninguno, con el mensaje "esta es una ciudad grande con muchos hoteles, no dude en elegir alguno"). Si bien es bueno tener tantas opciones, primero significa que alguien que no conoce la ciudad tendrá que elegir cuál es la mejor para ellos. En segundo lugar, esto reduce en gran medida la posibilidad de estar en el mismo hotel que muchos otros asistentes a la conferencia.

En cambio, los organizadores de la conferencia, que son locales y pueden evaluar la optimización del hotel mucho mejor que los asistentes, pueden recomendar algo como 3 o 4 hoteles como máximo, según su precio. Debería haber una opción barata para estudiantes y personas con un presupuesto bajo, y otra para aquellos sin restricciones de financiación. De esa manera, muchos asistentes terminarán en el mismo hotel y tendrán la oportunidad de interactuar durante el desayuno, viajar juntos a la conferencia, etc.

A veces, esta sugerencia no es factible cuando los hoteles en el área son pequeños y se llenan muy rápido. Me refiero a dirigir esta sugerencia a conferencias donde sea factible hacer tales recomendaciones.

Robin Kothari
fuente
1
¿Cuál es su razonamiento para decir que los locales pueden evaluar la optimización del hotel mucho mejor que nadie? ¿Seguramente es menos probable que los locales se hayan alojado en los hoteles que los asistentes?
Peter Taylor
2
Me refería a la optimización en términos de distancia al sitio de la conferencia, qué tan accesible es el hotel desde el aeropuerto utilizando el transporte público, qué tan accesible es desde el centro de la ciudad, etc. Además, creo que las personas que a menudo han invitado a los invitados a su universidad sí mantienen un registro de escena del hotel local. Recuerdo que me preguntaron cómo estaba el hotel cuando visité un grupo de investigación recientemente, para que pudieran decidir si recomendarlo a otros visitantes.
Robin Kothari
1
los sitios de conferencias no siempre están cerca de las universidades, en cuyo caso los organizadores realmente no saben mucho sobre los hoteles (por ejemplo, las personas relevantes en el MIT saben bastante sobre los hoteles moderadamente cercanos en Cambridge, pero posiblemente no cerca del Centro de Convenciones en Boston ) Pero estoy de acuerdo, deberían hacer un esfuerzo por aprender.
Peter Shor
20

No tenga múltiples sitios web para la conferencia.

Si hay muchas URL posibles, asegúrese de que todas redirijan al mismo lugar . No intente mantener varios sitios copiando manualmente la información de un lugar a otro.

Esto puede sonar ridículo, por qué alguien podría configurar varios sitios web con contenido diferente, pero por alguna razón parece estar sucediendo todo el tiempo. Existe el sitio web "oficial" con un nombre de dominio genial y un diseño elegante, pero es demasiado difícil actualizarlo; luego se configura otro sitio web, y pronto nadie sabe qué sitio buscar para obtener la información más reciente.

La gente no necesita sitios web sofisticados; Quieren encontrar información .


(Si no has visto esto antes, aquí hay un ejemplo reciente: 1 , 2 ).

Jukka Suomela
fuente
20

Mantenga los precios bajos, pero intente incluir el banquete de la conferencia en las tarifas de inscripción de los estudiantes. .

Parece muy común que los estudiantes se pierdan el banquete por una razón técnica: la tarifa de inscripción no incluye el banquete. Sus instructores y / o universidades estarían encantados de pagar la tarifa de inscripción, sea lo que sea, y no importa lo que incluya, pero por alguna razón se niegan a cubrir los costos "adicionales".

Un banquete de conferencia podría ser una gran oportunidad para que los estudiantes conozcan a las personas, y siento pena por los estudiantes cada vez que pierden esta oportunidad. El costo adicional (además de vuelos, hoteles, tarifas de registro, etc.) generalmente sería insignificante, por lo que es principalmente una cuestión de burocracia.

Para mantener las tarifas de registro razonables, es posible ahorrar dinero en otro lugar; cosas como las bolsas de conferencias son mucho menos importantes. También puede intentar encontrar una empresa para patrocinar la cena para los estudiantes. Y el banquete no tiene por qué ser tan elegante: una buena comida y una ubicación increíble serían un buen extra, pero al final, el aspecto social es lo que más importa.

Jukka Suomela
fuente
1
Creo que esto va en contra de la idea de hacer las conferencias más baratas expresadas anteriormente.
Kaveh
Las subvenciones y los empleadores no siempre cubren los banquetes y el entretenimiento, por lo que incluirlo con la tarifa de registro es problemático. Además, no todo el mundo quiere ir al banquete, así que cobrar, porque no tiene sentido. Y hace que sea más difícil obtener un recuento exacto de asistentes si todos han pagado el banquete.
Rob
20

Tener representantes de estudiantes

Para abordar la solicitud complementaria de Jukka hecha en un comentario a la pregunta:

Reclute a dos (o más) personas, una investigadora joven enérgica (estudiante o postdoctorado) y otra una académica (profesora) atractiva y extremadamente experimentada, para coordinar actividades para investigadores en etapa temprana. El primero sería responsable de planificar las bebidas y otros eventos sociales, mientras que el segundo puede proporcionar carreras y consejos de investigación, tal vez en una sesión de propósito especial de la conferencia o posiblemente en dichas bebidas. (Una tercera persona opcional podría ser un contacto industrial).

RJK
fuente
2
Esta es otra idea interesante. el emparejamiento tiene mucho sentido.
Suresh Venkat
20

Publique un programa impreso cerca de la puerta de las salas de sesión.

Suena como algo básico, pero por alguna razón la mayoría de las conferencias no hacen esto. No cuesta nada, pero sería muy útil para responder preguntas rápidas como "¿Es esta la sesión a la que quiero ir?", "¿A qué hora termina la pausa para el café?" sin mirar el folleto abstracto.

Daniel Marx
fuente
1
Si bien estoy de acuerdo en que esto es importante, creo que la mayoría de las conferencias a las que asisto ya tienen esta práctica (incluida SODA)
Suresh Venkat
2
Tal vez el horario de las sesiones se publicó en SODA este año, pero no recuerdo haber visto la lista de conversaciones reales que escuchará si entra en la sala.
Daniel Marx
19

Presentación de la conferencia = ID de arXiv.

Hoy en día, la presentación de una conferencia suele ser un archivo PDF. En lugar de pedirles a las personas que envíen archivos PDF, podríamos pedirles simplemente que ingresen el identificador arXiv del trabajo que desean enviar.

[Por supuesto, el documento arXiv debe estar formateado como una presentación de conferencia: aprox. 10 páginas de texto + todos los detalles faltantes en un apéndice.]

Esto sería relativamente sencillo de implementar y tendría numerosos beneficios:

  • Si se acepta un documento, de esta manera se garantiza que una versión con pruebas completas esté permanentemente disponible en algún lugar . Nunca volveríamos a tener la situación típica de que un documento de conferencia reclama un resultado y se refiere a una futura versión de revista que nunca aparecerá.

  • Todos los resultados se harán públicos mucho antes . Podríamos tener un avance más rápido de TCS, ya que otros podrían construir más rápidamente sobre el trabajo anterior, y menos riesgo de reinventar la rueda muchas veces en paralelo. ArXiv proporciona marcas de tiempo confiables, por lo que no se trata de que alguien robe el trabajo de otra persona.

  • La revisión sería más interesante y habría menos problemas éticos. Ahora estaría revisando algo que ya se ha hecho público. Ya puede comenzar a pensar perfectamente cómo utilizar los resultados en su propio trabajo, cómo mejorarlos, etc.

  • Cuando se publique la lista de trabajos aceptados , sería trivial agregar enlaces arXiv a todos los trabajos aceptados. De esta forma, la gente ya podría echar un vistazo a los documentos que parecen interesantes con bastante anticipación antes de la conferencia.

Obviamente, también hay algunos inconvenientes. Publicar su trabajo en arXiv lleva algo de tiempo. En realidad, primero debería enviarlo a arXiv, luego dormir y finalizar el envío de la conferencia al día siguiente (si todavía parece una buena idea). Pero no creo que esto sea necesariamente algo malo ...


(Por supuesto, ahora también sería obvio que habría muy poca necesidad de procedimientos impresos o editoriales comerciales. Después de todo, la lista de documentos aceptados con enlaces arXiv es, en esencia, todo lo que necesitamos. Si alguien realmente quiere para obtener un libro de procedimientos sofisticado, la prensa de una universidad local podría manejarlo a bajo costo, pero esto se está desviando del tema: deshacerse de los editores no es un cambio pequeño que la gente pueda implementar fácilmente).

Jukka Suomela
fuente
10
Encuentro muchos problemas con esta propuesta. En primer lugar, realmente desdibuja la distinción entre artículos publicados y no publicados. En segundo lugar, no creo que obligar a las personas a hacer públicas sus presentaciones antes de que se publiquen necesariamente beneficiará a la comunidad; Me imagino que muchas personas no harán nada para hacer esto. También proporcionaría acceso a versiones no definitivas de artículos, que muchos autores no estarían tan contentos. Uno de los beneficios del proceso de revisión actual es permitir que los documentos se mejoren antes de que aparezcan en público. Esto se perdería con su propuesta.
Dave Clarke
11
No me importaría tener actas de la conferencia = lista de identificadores arxiv. Pero creo que debería ser posible mantener las presentaciones confidenciales, y hacerlo como arxiv ids no lo permite.
David Eppstein
44
@Jukka: Soy un gran admirador de esta idea, pero tiene que haber una cláusula de escape para las personas que desean, por cualquier razón, mantener la confidencialidad de sus envíos. Entre otras razones: nos guste o no, los algoritmos son patentables. Al menos en los EE. UU., Tiene 12 meses a partir de la fecha de divulgación pública (de cualquier tipo) para solicitar una patente para cualquier invención. Las empresas tienen un claro interés en retrasar la divulgación el mayor tiempo posible. El sistema actual revela el primer día de la conferencia; su sistema requiere divulgación con seis meses de anticipación.
Jeff
44
Mi razón para desear la confidencialidad de las presentaciones de la conferencia no es en realidad por el secreto, o por la preocupación de que alguien robe mis ideas. Es porque generalmente prefiero no poner las cosas en el arxiv (donde permanecerán públicas esencialmente permanentemente) hasta que hayan sido sometidas al menos a una cantidad de revisión por pares. Y cuando presento un artículo en una conferencia por primera vez, todavía no tiene ese nivel de revisión.
David Eppstein
77
@David: Conozco el sentimiento, pero no estoy seguro de si esta es una razón a favor o en contra de esta propuesta. :) Si los autores no están seguros de que valga la pena publicar el artículo, entonces tal vez los revisores no deberían perder el tiempo leyendo el periódico ... ¿Quizás podríamos pedirle a nuestros colegas que lean nuestros manuscritos antes de enviarlos a conferencias (o arXiv), para que las presentaciones sean más precisas? Las presentaciones de ArXiv podrían alentar esto.
Jukka Suomela
17

No requiere "Un registro completo por papel". Esto prohíbe que los estudiantes paguen el registro de estudiantes si tienen un documento escrito por un estudiante. Ofende seriamente a muchos, especialmente porque esta política generalmente se anuncia después de la aceptación en papel.

Las conferencias que han hecho esto recientemente incluyen ISAAC, IWOCA y COCOA.

Me imagino que la razón para hacer esto, particularmente en una conferencia no respaldada por una sociedad profesional, es garantizar una cierta cantidad de ingresos. Pero, en realidad, es responsabilidad del organizador calcular proyecciones razonables de la combinación estudiante / facultad y establecer el registro en consecuencia.

John Iacono
fuente
Bienvenido a cstheory, John! verifique la etiqueta ds.data -estructuras
Suresh Venkat
COCOON es similar.
Derrick Stolee
ISAAC 2011 no lo hace.
Yoshio Okamoto
16

Resumí algunos pensamientos después de organizar ALGO 2009, ver Publicación de ALGO: etiqueta y etiqueta . Si tengo que resaltar solo una idea (no mencionada en este maravilloso hilo): etiquetas de nombre visibles y legibles , junto con repetidas y fuertes señales de los organizadores para usarlas . En particular, creo que los organizadores pueden pedirles a los peces gordos del comité del programa, a los oradores invitados y al comité directivo que lo hagan.

Thore Husfeldt
fuente
44
Las etiquetas de nombre también deben imprimirse en ambos lados en caso de que den la vuelta.
Jurij
12

Publique información sobre las subvenciones e intente asignarlas en el registro

Sería bueno saber qué becas están disponibles para los estudiantes, nuevos postdocs, etc., antes de registrarse para la conferencia y comprar vuelos. (No hay nada más frustrante que descubrir que le han ofrecido una subvención para pagar la asistencia y el alojamiento durante una semana completa después de haber planeado asistir por un solo día y haber reservado vuelos y hoteles en consecuencia).

Del mismo modo, sería bueno obtener una subvención al momento de la inscripción, si es posible, en lugar de recibir un cheque o efectivo al llegar a la conferencia, o peor aún, esperar semanas después de la conferencia para recibir un cheque. Puntos anti-bonus para una conferencia en otro país con una moneda diferente.

(He estado en una conferencia donde no procesaron los pagos de registro hasta el día de la conferencia, y devolví los cheques a quienes recibieron subvenciones, por lo que hay formas alternativas de manejar esto).

Robar
fuente
12

Ponga la fecha límite el viernes. Esto hará que muchos otros significativos sean más felices.

Radu GRIGore
fuente
1
El viernes a las 5 p.m. en cualquier zona horaria, para que uno pueda desahogarse en un pub más tarde :)
Suresh Venkat
11

Utilice un software especializado para gestionar el envío de trabajos, la asignación de árbitros, la recepción de informes de los árbitros, la recopilación de evaluaciones de revisiones de los miembros de la PC y la comunicación de los resultados.

El software de gestión de conferencias en la wiki de Edutech enumera algunas opciones.

Charles Stewart
fuente
55
No puedo imaginar una conferencia que no haga esto en estos días.
Dave Clarke
11
Parece que la mayoría de las conferencias de TCS hoy en día usan EasyChair, y esto es algo muy bueno. No porque EasyChair sea perfecto, sino simplemente porque solo necesito aprender (y configurar) un sistema.
Jukka Suomela
2
La butaca no es ideal. Personalmente, prefiero HotCRP desde la perspectiva del crítico.
Suresh Venkat
11

No restrinja la duración de las presentaciones. En su lugar, solicite a los autores que hagan sus puntos dentro de las páginas X e infórmeles sobre la duración de las versiones listas para la cámara. Si bien algunas PC recientes lo han hecho valientemente, esto aún no parece estándar.

Manu
fuente
44
Meh Soy un gran admirador de "Aceptar (y revisar) documentos solo en formato final listo para la cámara", o equivalentemente, "No aceptar documentos que no se publicarán". Por supuesto, si el formato final listo para la cámara no tiene un límite de página, todos estamos bien.
Jeffε
1
¿Realmente arruinaría las conferencias tener un límite de páginas nulo o mucho más alto para sus procedimientos?
Peter Shor
66
Puede que no arruine las conferencias, ¡pero arruina a los lectores! Creo que la mayoría de los documentos se mejoran cortándolos para que sean más cortos (hasta cierto punto, aproximadamente 10-12 páginas en formato ACM de dos columnas).
Sam Tobin-Hochstadt
Para la teoría de prueba de algunas áreas), es difícil ajustar una presentación en 15 páginas. Sin embargo, se supone que los revisores y editores deben leer los envíos (y hacerlo sin compensación).
Rob
11

Reduzca el número de conversaciones secuenciales. Tres conversaciones de media hora altamente técnicas que se suceden inmediatamente después de la otra no tienen remedio. Nadie puede concentrarse por tanto tiempo sin un descanso. Idealmente debería haber un descanso después de cada charla.

Dominic Mulligan
fuente
44
¿Pero tiene sentido tener conversaciones de media hora? ¿No son más de 15 minutos por conversación más que suficientes para anunciar su trabajo? Puede decir cuál fue el problema que estudió, lo que se sabía antes de su trabajo, lo que logró, lo que aún está abierto, y dar algunos ejemplos de trucos técnicos que utilizó en sus pruebas. Si suena interesante, la gente puede leer los detalles en su periódico; pasar por aburridos tecnicismos no es realmente necesario. (En realidad, 15 minutos ya son suficientes para aburrir a la audiencia ...)
Jukka Suomela
@Jukka Suomela. Estoy de acuerdo. Reduciría el tiempo asignado por hablante, así como ordenaría un descanso de diez minutos entre cada charla para ir y caminar.
Dominic Mulligan
11

Grabe las charlas / conferencias y haga que los videos estén disponibles en línea.

Kaveh
fuente
Lo simpatizo, pero obtengo más de leer el periódico que de asistir a la presentación. El beneficio de las conversaciones es la interacción directa con el autor, ya sea en preguntas o conversación posterior.
Rob
1
@Rob, la grabación hará que todas las personas que quieran ver la charla lo hagan, especialmente las personas que no pueden asistir (debido a conflictos de tiempo u otras razones). Nadie está obligado a hacerlo, y no restringe el forma en que puede interactuar con el autor si asiste a la charla.
Kaveh
¿No hace esto FOCS?
rahulmehta95
11

Durante las conversaciones, visualice electrónicamente el tiempo que le queda al orador (vea videos de las conversaciones de TED para ver un ejemplo). Utilicé una aplicación simple de Java en pantalla completa para hacerlo en la última conferencia que presidí: habría sido una estupidez hacerlo "a mano", vigilando el reloj y usando papeles con "10 minutos restantes", "quedan 5 minutos "," Queda 1mn "," TERMINAR AHORA "escrito en él.

Bonificación: muestra el tiempo de gasto excesivo en color destellando después de que el temporizador haya terminado.

Jeremy
fuente
Traté de hacer esto una vez, y me di cuenta de un gran inconveniente: entonces no podía usar mi computadora portátil :)
Suresh Venkat
1
Mi computadora portátil ya hace esto cuando estoy hablando.
Jeffε
El presidente de la sesión puede sentarse en la primera fila y usar lasr.cs.ucla.edu/geoff/countdowntimer.html si el Wi-Fi de la conferencia está funcionando.
Peter Boothe,
1
Suresh: lo mismo aquí, es por eso que los organizadores de la conferencia deberían tener uno por habitación, en lugar de las sillas ... :)
Jeremy
¿Por qué sería estúpido usar trozos de papel de menos de 1 centavo en lugar de una computadora portátil de $ 1000?
Jeff el
9

Haga camisetas de la conferencia con una gran colección de figuras de los periódicos. (ACM SCG ha hecho esto dos veces en sus 25 años; ¿conoce alguna otra conferencia que haya tenido?)

Jack
fuente
12
Creo que las camisetas y otros botines son una pérdida de dinero. Termino regalando el botín de la conferencia que llego a la caridad.
Rob
8
Construir espíritu comunitario no es una pérdida de dinero.
Jeff
18
Me gustan las camisetas y las uso en casa y en otras conferencias (siempre que no sean blancas, no me gustan las camisetas blancas). De hecho, estoy usando uno ahora. Los prefiero a las bolsas o bolígrafos que uno recibe con tanta frecuencia en estas cosas. Creo que cuando las personas los usan les hace sentir con más fuerza que hay una comunidad a la que pertenecen y, por lo tanto, es más probable que vuelvan a la misma conferencia la próxima vez.
David Eppstein
@JeffE No veo camisetas de conferencia, bolsos, tazas de café, etc. como un espíritu comunitario. Eso ni siquiera tiene sentido para una gran conferencia con personas que trabajan en múltiples áreas de investigación.
Rob
"Eso ni siquiera tiene sentido para una gran conferencia con personas que trabajan en múltiples áreas de investigación". ¡No creo que el problema real sean las camisetas, entonces!
Jeffε
8

Si usa bolsas de conferencia, hágalos reciclables o reutilizables:

Si necesita una bolsa para dar a los solicitantes de registro, entonces está dando demasiadas cosas, ¡todo el mundo lo tira y, a menudo, los hoteles ni siquiera tienen reciclaje de papel! Aún así, si usa una bolsa de tela, elija un diseño útil, por ejemplo, una bolsa de compras. Si usa una bolsa de plástico, solicite al hotel contenedores de reciclaje de plástico.

Anónimo
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Incluya entre las fechas importantes la fecha para invitaciones especiales.

De lo contrario, ¿cuánto tiempo deben esperar los autores?

Manu
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Tener plazos razonables:

  1. Plazos de presentación : entiendo que hay diferentes razones para los diferentes plazos de presentación, como los servidores que requieren atención personalizada. Sin embargo, sea cual sea el plazo, publíquelo claramente y conviértalo a una zona horaria familiar para la mayoría de sus remitentes (como la hora del Este o ET, en los EE. UU.). Una buena filosofía para los sitios web de conferencias es que si puede guardar n personas cada 1 consulta de búsqueda, ¡hágalo!

  2. Plazos de inscripción: para los plazos de inscripción temprana, el único plazo racional es el final del día, en cualquier zona horaria. Eso es lo que se anuncia en los blogs y se pone en calendarios. No hay razón para hacerlo a las 3 p.m. ET (ejem).

Anónimo
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Fomentar CouchSurfing como alojamiento

No estoy diciendo que obligue a las personas a CouchSurf , sin embargo, imagine que con la recomendación del hotel, agregue una página donde los investigadores locales (o estudiantes, como imagino que los estudiantes usarían principalmente) podrían publicar un mensaje que diga "Puedo alojar a tanta gente , escribeme".

Solo las personas listas para hacerlo lo usarían. Por ejemplo, para los estudiantes que asisten a la conferencia, puede ser una buena manera de:

  • Reduzca las tarifas de entrada (no paga el alojamiento) (para el couchsurfer)
  • No es un CouchSurfing al azar, conoce gente del campo, tiene una mejor interacción (tanto para couchsurfer como para host)
  • Visite los lugares para ver en la ciudad con alguien que lo conozca, disfrútelo al máximo.

Me imagino que esto puede ser mucho trabajo desde cero, sin embargo, es posible que una organización especializada en CS lo haga para el organizador de la conferencia, ya que hace publicidad para ellos sin mucho trabajo. Ganar-ganar

Sé que esto no será utilizado por todos, pero creo que aquellos que lo usen realmente se beneficiarán de ello (experiencia personal, siempre lo pasé muy bien CS).

Gopi
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(esto no es específico para las conferencias TCS, pero funcionaría para mejores conferencias en general)

Una buena idea que vi en una conferencia matemática para jóvenes investigadores es pedirle a cada participante que escriba una breve "declaración de investigación": en el caso de los participantes junior que aún no tienen muchos resultados, una descripción de intereses estaría bien. Luego, algún tiempo antes de la conferencia, las declaraciones se publican en la página web. Un ejemplo práctico de esto: http://bcc.impan.pl/12Young/uploads/statements.pdf (conferencia sobre teoría de grupos geométricos)

Creo que esto sería especialmente útil para los participantes junior que sufren el problema "No conozco a nadie aquí", pero también a la inversa, ya que incluso los estudiantes ya no son una masa anónima. Por supuesto, esto es bastante factible para conferencias / talleres más pequeños, no para eventos de 400 personas, pero aún así creo que vale la pena implementarlo.

Marcin Kotowski
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