Pequeños pasos para mejores conferencias TCS?

A menudo, cuando participamos en conferencias de TCS, notamos algunos pequeños detalles que desearíamos que los organizadores de la conferencia hubieran tenido en cuenta. Y cuando organizamos conferencias, ya lo hemos olvidado.

De ahí la pregunta: ¿Qué pequeños pasos podríamos tomar fácilmente para mejorar las conferencias TCS ?

Con suerte, esta pregunta podría convertirse en un recurso que podríamos verificar dos veces cada vez que organicemos conferencias, para asegurarnos de que no repitamos los mismos errores una y otra vez ...

Estoy interesado aquí en detalles relativamente pequeños y económicos , algo que los organizadores de la conferencia podrían haber hecho fácilmente si hubieran pensado en ello a tiempo. Por ejemplo, podría ser una información útil que se podría poner en la página web de la conferencia con mucha anticipación; un dispositivo de cinco dólares que puede salvar el día; algo a considerar al elegir el restaurante para el banquete; el mejor momento de las pausas para el café; o su diseño ideal de las insignias de la conferencia.

Podemos cubrir aquí todos los aspectos de los arreglos de la conferencia (incluyendo presentaciones en papel, comités de programas, revisiones, arreglos locales, etc.).

Esta es una pregunta wiki comunitaria. Publique una idea por respuesta y vote otras respuestas hacia arriba o hacia abajo dependiendo de lo importantes que sean en su opinión.

1. Mantenga los precios bajos : puede obtener deliciosos entremeses en una $750conferencia organizada por un hotel por asiento, es cierto, pero tiende a restar valor a la atmósfera intelectual que puede obtener con una $100conferencia organizada por la universidad por asiento. Además, no solo se consigue que las personas que asisten den charlas. Permitir que los estudiantes en la universidad asistan gratis;
2. Espacie sesiones paralelas , para que las personas realmente puedan moverse entre ellas;
3. Pero también fomente la interacción entre los oradores y los asistentes en sesiones paralelas de antemano, de modo que las sesiones paralelas también sean comunidades autónomas. Esto fomenta la interacción y la sensación de que las sesiones paralelas están avanzando la discusión en su subcampo. Algunas conferencias (por ejemplo, la conferencia de lingüística alemana, DGfS) han llevado esto a la conclusión de que todas las sesiones paralelas sean talleres independientes.

Un número limitado de mesas / escritorios en una habitación tranquila.

Problema : no todos asistirán a cada sesión, ni todos se quedarán en el hotel en el que la conferencia es la más cercana / celebrada.

Solución : algunas mesas, escritorios, sillas en una habitación tranquila para leer, escribir, escribir, navegar sin problemas, posiblemente con tomas de corriente.

Regale memorias USB como procedimientos

Sí, los documentos están en línea, pero las conferencias rara vez tienen conexión inalámbrica en las salas de conferencias o áreas públicas cercanas. Los CD-ROM son el medio electrónico actual de hoice, pero una gran parte de las personas tienen tabletas y netbooks sin unidades de CD. Las unidades USB cuestan menos que la suciedad, y funcionan con casi cualquier computadora cuyo nombre no coincida con la expresión "iP *".

Si no desea rellenar previamente cada dispositivo USB con los procedimientos electrónicos, deje que las personas llenen sus propios dispositivos con los procedimientos electrónicos, ya sea desde una PC (o tres) en el mostrador de registro, o de un colega que ya dejó su pegarse en algún otro dispositivo.

En el sitio web de la conferencia, publique instrucciones simples pero detalladas para llegar del aeropuerto al hotel de la conferencia en transporte público .

No brinde docenas de opciones, solo una o dos rutas que sean sencillas y fáciles de seguir. Indique qué tipo de boletos comprar, de dónde, cómo y cuánto debería costar. Asegúrese de que la información que publique esté actualizada y sea válida, especialmente si la conferencia tiene lugar en verano.

(Puede ser una buena idea echar un vistazo a una guía de Lonely Planet para tener una buena idea de qué información es útil para alguien que visita la ciudad por primera vez).

No programe charlas sobre temas similares al mismo tiempo.

Autoexplicativo. No hay excusa para ello.

Asegúrese de que WLAN realmente funcione , incluso si todos los participantes de la conferencia inician sesión simultáneamente durante un descanso para tomar café.

Otras lecturas:

• El problema “WiFi en las conferencias” , por Joel Spolsky.
• ¿Por qué el acceso a Internet y el wifi siempre son tan terribles en las grandes conferencias tecnológicas? @ Falla del servidor.

Folletos abstractos.

Problema : los procedimientos ahora están en su mayoría en línea (algo bueno) y no tengo ganas de descorchar mi computadora portátil para ver el tema de un documento.

Solución : suministre folletos abstractos (algunas conferencias ya lo están haciendo). Es un pequeño folleto que enumera los resúmenes en orden de presentación y es una referencia fácil para decidir de qué se trata una charla.

Nota: esta es una solución provisional hasta que todos llevemos IPads :), pero aun así tener todos los resúmenes resumidos en un solo lugar es muy conveniente.

Calendario de actividades de la conferencia.

Problema : es difícil realizar un seguimiento de varias sesiones y, a menudo, en una conferencia grande no quiero asistir a todas las charlas, o me gustaría mantener una lista especial de charlas a las que voy a asistir.

Solución : La conferencia debe, como mínimo, proporcionar un archivo de calendario que se pueda insertar en el calendario de Google o en cualquier aplicación de calendario que tenga en un teléfono / computadora portátil. El formato ICS es bastante estándar.

Nota: Las conferencias pueden ir mucho más allá: en KDD usted inició sesión en un sitio de redes sociales asociado con la conferencia y podría exportar un calendario personalizado en función de las conversaciones que le interesen. Pero eso requiere más infraestructura y dinero, y no está dentro del alcance de esta pregunta.

Deshágase del formato de 2 columnas y, en general, agilice la preparación del papel

En este momento, el típico papel TCS tiene 4 versiones diferentes:

1) Una versión completa preliminar: esta es la versión con pruebas completas en las que trabaja antes de la presentación de la conferencia, y la que muchas personas publican en línea al mismo tiempo que la presentación.

2) Una versión de envío: esta es una versión, preparada apresuradamente un par de días antes de la fecha límite, donde convertimos un buen documento de 30 páginas en un apéndice de papel de 10 páginas menos legible + 20 páginas copiando / pegando pruebas en apéndices.

3) Versión lista para la cámara: esta es la versión en formato de dos columnas que realmente se publica en la conferencia. Esto se obtiene incorporando comentarios y opiniones de los revisores que obtuvimos mientras tanto en la presentación o la versión preliminar completa, y luego trabajando para que sea compatible con la plantilla de formato de 2 columnas fea proporcionada por la conferencia. (Creo que hay un acuerdo más o menos universal de que el formato de 2 columnas es feo, y la única razón por la que existe es como un remanente de los días no tan lejanos de procedimientos impresos)

4) Versión del diario: esta es una versión completa que también contiene los comentarios e ideas anteriores, así como el resultado de otro pase que enviamos a un diario. Por razones técnicas, a menudo es difícil mantener el mismo archivo de texto para las versiones 3 y 4, lo que significa que es necesario duplicar el trabajo para crear estas dos versiones.

Dado esto, tal vez no sea sorprendente que muchos documentos no lleguen a la etapa 4, y la versión más madura que queda es este feo formato de 2 columnas.

Sugeriría los siguientes cambios:

1) Como dijo Emanuelle, envíe un documento preliminar completo (es decir, la versión 1) a la conferencia, con el entendimiento de que la PC no está obligada a leer más allá de las primeras 10 páginas, y que generalmente pueden usar su criterio para saltear detalles técnicos de las pruebas

Esto hace que sea más fácil para los autores (una versión menos) y también para la PC, ya que si realmente quieren ver las pruebas, no tienen que buscarlas en los apéndices, y siempre pueden simular la situación actual al solo imprime las primeras 10 páginas de la presentación e ignora el resto. (Russell Impagliazzo dijo una vez que una presentación no debe tener límite de página, sino solo una instrucción que para x = 1,2,4,8, ... leer las primeras x páginas debería hacer que el revisor quiera leer las siguientes x. )

2) Para la versión lista para la cámara, use un formato de 1 columna con una plantilla de látex mínimamente intrusiva, que facilitará seguir trabajando con el mismo archivo.

De hecho, lo que sugeriría (aunque es un cambio mayor) es hacer que la versión lista para la cámara sea un verdadero "resumen extendido" restringiéndola a 10 páginas de una sola columna. Dado que su trabajo ya está aceptado, y que una versión con todos los detalles debe estar disponible en línea, no tiene que perder espacio en estas 10 páginas para explicar más detalles o enumerar todos los argumentos por los que su trabajo es excelente, y puede concéntrese en tratar de explicar de la manera más simple posible las ideas principales detrás de su trabajo. Creo que un documento en este formato será un recurso valioso y justificará tener una versión más además de la versión completa / revista. Además, creo que el hecho de que la versión de la conferencia sea necesariamente sin detalles de prueba alentará a las personas a presentar sus publicaciones.

Recomendar algunos buenos hoteles a los participantes de la conferencia.

He estado en conferencias donde la lista recomendada de hoteles tenía más de 10 hoteles (o ninguno, con el mensaje "esta es una ciudad grande con muchos hoteles, no dude en elegir alguno"). Si bien es bueno tener tantas opciones, primero significa que alguien que no conoce la ciudad tendrá que elegir cuál es la mejor para ellos. En segundo lugar, esto reduce en gran medida la posibilidad de estar en el mismo hotel que muchos otros asistentes a la conferencia.

En cambio, los organizadores de la conferencia, que son locales y pueden evaluar la optimización del hotel mucho mejor que los asistentes, pueden recomendar algo como 3 o 4 hoteles como máximo, según su precio. Debería haber una opción barata para estudiantes y personas con un presupuesto bajo, y otra para aquellos sin restricciones de financiación. De esa manera, muchos asistentes terminarán en el mismo hotel y tendrán la oportunidad de interactuar durante el desayuno, viajar juntos a la conferencia, etc.

A veces, esta sugerencia no es factible cuando los hoteles en el área son pequeños y se llenan muy rápido. Me refiero a dirigir esta sugerencia a conferencias donde sea factible hacer tales recomendaciones.

No tenga múltiples sitios web para la conferencia.

Si hay muchas URL posibles, asegúrese de que todas redirijan al mismo lugar . No intente mantener varios sitios copiando manualmente la información de un lugar a otro.

Esto puede sonar ridículo, por qué alguien podría configurar varios sitios web con contenido diferente, pero por alguna razón parece estar sucediendo todo el tiempo. Existe el sitio web "oficial" con un nombre de dominio genial y un diseño elegante, pero es demasiado difícil actualizarlo; luego se configura otro sitio web, y pronto nadie sabe qué sitio buscar para obtener la información más reciente.

La gente no necesita sitios web sofisticados; Quieren encontrar información .

(Si no has visto esto antes, aquí hay un ejemplo reciente: 1 , 2 ).

Mantenga los precios bajos, pero intente incluir el banquete de la conferencia en las tarifas de inscripción de los estudiantes. .

Parece muy común que los estudiantes se pierdan el banquete por una razón técnica: la tarifa de inscripción no incluye el banquete. Sus instructores y / o universidades estarían encantados de pagar la tarifa de inscripción, sea lo que sea, y no importa lo que incluya, pero por alguna razón se niegan a cubrir los costos "adicionales".

Un banquete de conferencia podría ser una gran oportunidad para que los estudiantes conozcan a las personas, y siento pena por los estudiantes cada vez que pierden esta oportunidad. El costo adicional (además de vuelos, hoteles, tarifas de registro, etc.) generalmente sería insignificante, por lo que es principalmente una cuestión de burocracia.

Para mantener las tarifas de registro razonables, es posible ahorrar dinero en otro lugar; cosas como las bolsas de conferencias son mucho menos importantes. También puede intentar encontrar una empresa para patrocinar la cena para los estudiantes. Y el banquete no tiene por qué ser tan elegante: una buena comida y una ubicación increíble serían un buen extra, pero al final, el aspecto social es lo que más importa.

Tener representantes de estudiantes

Para abordar la solicitud complementaria de Jukka hecha en un comentario a la pregunta:

Reclute a dos (o más) personas, una investigadora joven enérgica (estudiante o postdoctorado) y otra una académica (profesora) atractiva y extremadamente experimentada, para coordinar actividades para investigadores en etapa temprana. El primero sería responsable de planificar las bebidas y otros eventos sociales, mientras que el segundo puede proporcionar carreras y consejos de investigación, tal vez en una sesión de propósito especial de la conferencia o posiblemente en dichas bebidas. (Una tercera persona opcional podría ser un contacto industrial).

Publique un programa impreso cerca de la puerta de las salas de sesión.

Suena como algo básico, pero por alguna razón la mayoría de las conferencias no hacen esto. No cuesta nada, pero sería muy útil para responder preguntas rápidas como "¿Es esta la sesión a la que quiero ir?", "¿A qué hora termina la pausa para el café?" sin mirar el folleto abstracto.

Presentación de la conferencia = ID de arXiv.

Hoy en día, la presentación de una conferencia suele ser un archivo PDF. En lugar de pedirles a las personas que envíen archivos PDF, podríamos pedirles simplemente que ingresen el identificador arXiv del trabajo que desean enviar.

[Por supuesto, el documento arXiv debe estar formateado como una presentación de conferencia: aprox. 10 páginas de texto + todos los detalles faltantes en un apéndice.]

Esto sería relativamente sencillo de implementar y tendría numerosos beneficios:

• Si se acepta un documento, de esta manera se garantiza que una versión con pruebas completas esté permanentemente disponible en algún lugar . Nunca volveríamos a tener la situación típica de que un documento de conferencia reclama un resultado y se refiere a una futura versión de revista que nunca aparecerá.

• Todos los resultados se harán públicos mucho antes . Podríamos tener un avance más rápido de TCS, ya que otros podrían construir más rápidamente sobre el trabajo anterior, y menos riesgo de reinventar la rueda muchas veces en paralelo. ArXiv proporciona marcas de tiempo confiables, por lo que no se trata de que alguien robe el trabajo de otra persona.

• La revisión sería más interesante y habría menos problemas éticos. Ahora estaría revisando algo que ya se ha hecho público. Ya puede comenzar a pensar perfectamente cómo utilizar los resultados en su propio trabajo, cómo mejorarlos, etc.

• Cuando se publique la lista de trabajos aceptados , sería trivial agregar enlaces arXiv a todos los trabajos aceptados. De esta forma, la gente ya podría echar un vistazo a los documentos que parecen interesantes con bastante anticipación antes de la conferencia.

Obviamente, también hay algunos inconvenientes. Publicar su trabajo en arXiv lleva algo de tiempo. En realidad, primero debería enviarlo a arXiv, luego dormir y finalizar el envío de la conferencia al día siguiente (si todavía parece una buena idea). Pero no creo que esto sea necesariamente algo malo ...

(Por supuesto, ahora también sería obvio que habría muy poca necesidad de procedimientos impresos o editoriales comerciales. Después de todo, la lista de documentos aceptados con enlaces arXiv es, en esencia, todo lo que necesitamos. Si alguien realmente quiere para obtener un libro de procedimientos sofisticado, la prensa de una universidad local podría manejarlo a bajo costo, pero esto se está desviando del tema: deshacerse de los editores no es un cambio pequeño que la gente pueda implementar fácilmente).

No requiere "Un registro completo por papel". Esto prohíbe que los estudiantes paguen el registro de estudiantes si tienen un documento escrito por un estudiante. Ofende seriamente a muchos, especialmente porque esta política generalmente se anuncia después de la aceptación en papel.

Las conferencias que han hecho esto recientemente incluyen ISAAC, IWOCA y COCOA.

Me imagino que la razón para hacer esto, particularmente en una conferencia no respaldada por una sociedad profesional, es garantizar una cierta cantidad de ingresos. Pero, en realidad, es responsabilidad del organizador calcular proyecciones razonables de la combinación estudiante / facultad y establecer el registro en consecuencia.

Resumí algunos pensamientos después de organizar ALGO 2009, ver Publicación de ALGO: etiqueta y etiqueta . Si tengo que resaltar solo una idea (no mencionada en este maravilloso hilo): etiquetas de nombre visibles y legibles , junto con repetidas y fuertes señales de los organizadores para usarlas . En particular, creo que los organizadores pueden pedirles a los peces gordos del comité del programa, a los oradores invitados y al comité directivo que lo hagan.

Publique información sobre las subvenciones e intente asignarlas en el registro

Sería bueno saber qué becas están disponibles para los estudiantes, nuevos postdocs, etc., antes de registrarse para la conferencia y comprar vuelos. (No hay nada más frustrante que descubrir que le han ofrecido una subvención para pagar la asistencia y el alojamiento durante una semana completa después de haber planeado asistir por un solo día y haber reservado vuelos y hoteles en consecuencia).

Del mismo modo, sería bueno obtener una subvención al momento de la inscripción, si es posible, en lugar de recibir un cheque o efectivo al llegar a la conferencia, o peor aún, esperar semanas después de la conferencia para recibir un cheque. Puntos anti-bonus para una conferencia en otro país con una moneda diferente.

(He estado en una conferencia donde no procesaron los pagos de registro hasta el día de la conferencia, y devolví los cheques a quienes recibieron subvenciones, por lo que hay formas alternativas de manejar esto).

Ponga la fecha límite el viernes. Esto hará que muchos otros significativos sean más felices.

Utilice un software especializado para gestionar el envío de trabajos, la asignación de árbitros, la recepción de informes de los árbitros, la recopilación de evaluaciones de revisiones de los miembros de la PC y la comunicación de los resultados.

El software de gestión de conferencias en la wiki de Edutech enumera algunas opciones.

No restrinja la duración de las presentaciones. En su lugar, solicite a los autores que hagan sus puntos dentro de las páginas X e infórmeles sobre la duración de las versiones listas para la cámara. Si bien algunas PC recientes lo han hecho valientemente, esto aún no parece estándar.

Reduzca el número de conversaciones secuenciales. Tres conversaciones de media hora altamente técnicas que se suceden inmediatamente después de la otra no tienen remedio. Nadie puede concentrarse por tanto tiempo sin un descanso. Idealmente debería haber un descanso después de cada charla.

Grabe las charlas / conferencias y haga que los videos estén disponibles en línea.

Durante las conversaciones, visualice electrónicamente el tiempo que le queda al orador (vea videos de las conversaciones de TED para ver un ejemplo). Utilicé una aplicación simple de Java en pantalla completa para hacerlo en la última conferencia que presidí: habría sido una estupidez hacerlo "a mano", vigilando el reloj y usando papeles con "10 minutos restantes", "quedan 5 minutos "," Queda 1mn "," TERMINAR AHORA "escrito en él.

Bonificación: muestra el tiempo de gasto excesivo en color destellando después de que el temporizador haya terminado.

Haga camisetas de la conferencia con una gran colección de figuras de los periódicos. (ACM SCG ha hecho esto dos veces en sus 25 años; ¿conoce alguna otra conferencia que haya tenido?)

Si usa bolsas de conferencia, hágalos reciclables o reutilizables:

Si necesita una bolsa para dar a los solicitantes de registro, entonces está dando demasiadas cosas, ¡todo el mundo lo tira y, a menudo, los hoteles ni siquiera tienen reciclaje de papel! Aún así, si usa una bolsa de tela, elija un diseño útil, por ejemplo, una bolsa de compras. Si usa una bolsa de plástico, solicite al hotel contenedores de reciclaje de plástico.

Incluya entre las fechas importantes la fecha para invitaciones especiales.

De lo contrario, ¿cuánto tiempo deben esperar los autores?

Tener plazos razonables:

1. Plazos de presentación : entiendo que hay diferentes razones para los diferentes plazos de presentación, como los servidores que requieren atención personalizada. Sin embargo, sea cual sea el plazo, publíquelo claramente y conviértalo a una zona horaria familiar para la mayoría de sus remitentes (como la hora del Este o ET, en los EE. UU.). Una buena filosofía para los sitios web de conferencias es que si puede guardar n personas cada 1 consulta de búsqueda, ¡hágalo!

2. Plazos de inscripción: para los plazos de inscripción temprana, el único plazo racional es el final del día, en cualquier zona horaria. Eso es lo que se anuncia en los blogs y se pone en calendarios. No hay razón para hacerlo a las 3 p.m. ET (ejem).

Fomentar CouchSurfing como alojamiento

No estoy diciendo que obligue a las personas a CouchSurf , sin embargo, imagine que con la recomendación del hotel, agregue una página donde los investigadores locales (o estudiantes, como imagino que los estudiantes usarían principalmente) podrían publicar un mensaje que diga "Puedo alojar a tanta gente , escribeme".

Solo las personas listas para hacerlo lo usarían. Por ejemplo, para los estudiantes que asisten a la conferencia, puede ser una buena manera de:

• Reduzca las tarifas de entrada (no paga el alojamiento) (para el couchsurfer)
• No es un CouchSurfing al azar, conoce gente del campo, tiene una mejor interacción (tanto para couchsurfer como para host)
• Visite los lugares para ver en la ciudad con alguien que lo conozca, disfrútelo al máximo.

Me imagino que esto puede ser mucho trabajo desde cero, sin embargo, es posible que una organización especializada en CS lo haga para el organizador de la conferencia, ya que hace publicidad para ellos sin mucho trabajo. Ganar-ganar

Sé que esto no será utilizado por todos, pero creo que aquellos que lo usen realmente se beneficiarán de ello (experiencia personal, siempre lo pasé muy bien CS).

(esto no es específico para las conferencias TCS, pero funcionaría para mejores conferencias en general)

Una buena idea que vi en una conferencia matemática para jóvenes investigadores es pedirle a cada participante que escriba una breve "declaración de investigación": en el caso de los participantes junior que aún no tienen muchos resultados, una descripción de intereses estaría bien. Luego, algún tiempo antes de la conferencia, las declaraciones se publican en la página web. Un ejemplo práctico de esto: http://bcc.impan.pl/12Young/uploads/statements.pdf (conferencia sobre teoría de grupos geométricos)

Creo que esto sería especialmente útil para los participantes junior que sufren el problema "No conozco a nadie aquí", pero también a la inversa, ya que incluso los estudiantes ya no son una masa anónima. Por supuesto, esto es bastante factible para conferencias / talleres más pequeños, no para eventos de 400 personas, pero aún así creo que vale la pena implementarlo.