¿Cuáles son las mejores prácticas para organizar Google Docs para la empresa? [cerrado]

Mi empresa tiene 20 personas. Todos usamos Google Docs. A medida que sigo recibiendo documentos, me los estoy organizando (a través de colecciones), pero me doy cuenta de que todos los demás también los están organizando. Esta es una gran característica, pero parece que hay una mejor manera de organizar documentos para que otros puedan encontrarlos y no todos tengan que organizarlos.

¿Alguien tiene sugerencias sobre recursos para las mejores prácticas para organizar Google Docs para toda la organización?

Sé que puedo usar colecciones y compartirlas en lugar de documentos individuales.

En nuestra empresa, utilizamos Google Apps y, por lo tanto, Google Docs. Desde mi punto de vista administrativo, puedo hacer clic en el ventilador llamado [Configuración de servicio] y luego en [Configuración de documentos] y en esta página puedo seleccionar [opciones para compartir]. Se parece a esto:

Opciones de uso compartido fuera de [Empresa]

Seleccione el nivel más alto de uso compartido que desea permitir a sus usuarios:

• () Los usuarios no pueden compartir documentos fuera de [Empresa]

  [_] Permitir que los usuarios reciban documentos externos [Empresa]

• (x) Los usuarios pueden compartir documentos fuera de [Empresa]

  [_] Advertir a los usuarios cuando comparten fuera de [Empresa]

Visibilidad del documento

Seleccione la visibilidad predeterminada para los documentos recién creados:

• (x) [Empresa]

  Las personas de [Empresa] pueden encontrar y acceder.

• (_) Personas en [Empresa] con el enlace

  Las personas de [Empresa] que tienen el enlace pueden acceder.

• (_) Privado

  Solo las personas con permiso explícito pueden acceder.

Las colecciones en Google Docs también son compartibles. Por lo tanto, si desea tener una forma estándar de organizar documentos en colecciones, puede compartir una colección completa dentro de su empresa.

Acabo de tomar como administrador principal de una empresa de 30 personas. Una de las técnicas organizativas más útiles que he implementado es la utilización de grupos de Google para compartir ... Ya no necesita compartir archivos individuales con los empleados o eliminarlos una vez que ya no necesitan acceso. Simplemente elimínelos o agréguelos al grupo. Hecho.