Referir ciertas filas en otras hojas en función de una condición particular

Necesito ayuda para hacer la siguiente tabla: considere que tengo tres hojas en un libro de Excel.

• La primera hoja es la página de resumen. Los siguientes dos son Sujeto1 y Sujeto2.
• Cada una de estas hojas temáticas tiene una tabla con dos columnas: Nombre del libro y Estado.
• 'Nombre del libro' se refiere al nombre del libro y 'Estado' puede ser Sí o No, lo que indica si he comenzado el libro o no.

Por lo tanto, en cualquier punto dado, en el Asunto1 y el Sujeto2, habrá varios libros y cada uno de ellos tendrá S o N asignados.

Siendo ese el caso, solo quiero saber cómo puedo mostrar solo aquellos libros, presentes en las hojas Asunto1 y Asunto2, que están marcados como 'Sí' en la página de resumen. Es decir, quiero en la página de resumen una tabla que muestre qué libro estoy leyendo actualmente.

Como se ha mencionado, lo que desea sería natural para una solución de base de datos. Aquí hay un enfoque que aprovecha la capacidad de Excel para conectarse a fuentes de datos externas. No he trabajado mucho con el enfoque, por lo que debe considerarse experimental, al menos para mí, y puede haber problemas ocultos que aún no he descubierto.

La idea es hacer una conexión de datos del libro de trabajo consigo mismo, usar la Herramienta de consulta de Microsoft para definir una consulta de Unión en las tablas de datos en las hojas de asunto del libro de trabajo y devolver el resultado de la consulta como una tabla consolidada en la hoja de resumen. Los datos de esta tabla se pueden ordenar y filtrar según sea necesario.

La configuración de las hojas temáticas está en la línea que delineas (elaborada de alguna manera). Para que la herramienta de consulta reconozca los datos de las hojas como "tablas", debe nombrarse cada lista de libros. Por ejemplo, el rango A1:E11en la hoja Subj1 también se ha denominado Subj1 , con nombres similares para las otras dos hojas de datos. [1]

Para configurar la consulta, comience seleccionando From Other Sources/ From Microsoft Querydesde la Datapestaña en la cinta de opciones, eligiendo Archivos Excel como la fuente de datos y especificando el libro de trabajo como el archivo fuente.

La herramienta de consulta se abrirá con el Asistente de consulta visible. Cada uno de los nombres de rango que definió se enumerará como tablas, con sus encabezados de columna como campos. Continúe y seleccione los campos de la primera tabla, Subj1, que se incluirán en la consulta. Luego haga clic Nextdos veces para pasar al cuadro de diálogo Finalizar del asistente de consultas. Allí, seleccione el View data or edit query in Microsoft Querybotón de radio y haga clic Finish.

La herramienta de consulta en sí se abrirá, con una vista gráfica de la consulta como se ha especificado hasta ahora y una lista de los resultados de la consulta. Haga clic en el SQLbotón en la barra del menú principal, abriendo el editor SQL.

Modifique la consulta para que combine todos los rangos de datos (tres en mi ejemplo):

  SELECT subj1.subject, subj1.title, subj1.status
  FROM subj1
  UNION ALL
  SELECT subj2.subject, subj2.title, subj2.status
  FROM subj2
  UNION ALL
  SELECT subj3.subject, subj3.title, subj3.status
  FROM subj3

Después de hacer clic OK, guarde la consulta. Ahora puede incrustar los resultados de la consulta seleccionando File/ Return Data to Microsoft Excel, siguiendo las instrucciones para importar los resultados a la Summaryhoja de trabajo como una tabla ordenable y filtrable.

Dado que Excel cree que los datos de la tabla provienen de una fuente de datos externa, deberá actualizar la tabla después de editar las listas de libros. RefreshSe puede acceder haciendo clic derecho en la tabla para que aparezca el menú contextual. [2]

Si posteriormente desea modificar la consulta (por ejemplo, para agregar una categoría), puede acceder a través de Data/ Connectionsen la cinta. Haga clic Propertiesen el Workbook Connectionscuadro de diálogo y luego seleccione la Definitionpestaña. Edite la consulta directamente en el Command textcuadro; Excel se quejará si presiona Edit query.

1. Las áreas sombreadas de azul en la columna E y la fila 11 están allí para su conveniencia futura cuando se agregan libros (o categorías) adicionales. Se pueden arrastrar hacia abajo o hacia la derecha para dejar espacio para más datos y preservar el nombre del rango. (Si se incluyen filas adicionales en el nombre del rango, aparecerán filas en blanco en la tabla de resumen; la herramienta de consulta no reconoce los rangos dinámicos definidos como tablas).

2. Al elegir Table/ External Data Propertiesen el menú contextual, aparecerán algunas propiedades útiles de formato de tabla, incluida la desactivación del cambio de tamaño automático de las columnas de la tabla al actualizar.