¿Consejos y trucos de Microsoft Outlook para mejorar la experiencia del usuario? [cerrado]

Soy uno de esos grandes usuarios de Microsoft Outlook, actualmente trabajo en la versión 2007. Dios sabe que esta herramienta es pesada y puede imponer problemas. Me preguntaba qué tiene que sugerir la multitud de Superusuarios para mejorar la experiencia de uso.

Varias sugerencias propias:

1. Siempre trabaje en modo en caché (Herramientas -> Configuración de cuenta -> Cambiar -> Usar modo de intercambio en caché)
2. Use las capacidades de archivo local de Outlook
3. Use el lector RSS de Outlook: es simple y permite el acceso sin conexión a sus feeds
4. Si tiene suscripciones por correo electrónico a revistas, blogs, etc., cree un subdirectorio para mantenerlos y una regla para moverlos automáticamente allí cuando lleguen (una regla por suscripción, basada en el correo electrónico del remitente).

También puede compartir sugerencias que requieren la configuración de Exchange Server, para aquellos de nosotros que podemos llevarlas a sus administradores de TI.

Cuales son tus sugerencias?

PD: "Usar Gmail" no es una respuesta aceptada, algunos de nosotros no controlamos qué sistema de correo electrónico usamos ...

Utilizo el envío retrasado de mis correos. Simplemente crea una nueva regla que difiere el envío de correos por un número específico de minutos.

Tengo una regla de bandeja de entrada cero. A medida que leo el correo electrónico, lo muevo a otra carpeta para que cualquier cosa en la Bandeja de entrada sea nueva y / o procesable. Si es accionable, generalmente realizo la acción y archivo el correo electrónico rápidamente para mantener mi Bandeja de entrada vacía tanto como sea posible.

Aquí está mi macro base. Mueve los mensajes seleccionados en un panel de mensajes o mensaje abierto actual a la carpeta "Bandeja de entrada" del archivo PST "Archivar carpetas personales". Tendrá que cambiar el nombre y la carpeta del archivo PST si los suyos son diferentes. Creo botones de macro en la barra de herramientas principal de Outlook y en la barra de herramientas de la ventana Leer mensaje. Es mejor si también firma sus macros .

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

Haga clic derecho en el icono de la bandeja del sistema de Outlook y seleccione "Ocultar cuando está minimizado". Siempre se agradece más espacio para otras aplicaciones en la barra de tareas :)

Agregué una macro para verificar que ingresé un asunto antes de enviarlo.

1. Presione Alt + F11. Esto abre el editor de Visual Basic

2. En el panel izquierdo, uno puede ver "Objetos de Microsoft Outlook" o "Proyecto1", expanda esto. Ahora se puede ver la "ThisOutLookSession".

3. Haga doble clic en "ThisOutLookSession". Se abrirá un panel de código.

4. Copie y pegue el siguiente código en el panel derecho. (Panel de códigos)

Código:

‘============================================================================
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strSubject As String

    strSubject = Item.Subject

    If Len(Trim(strSubject)) = 0 Then
        Prompt$ = “Subject is Empty. Are you sure you want to send the Mail?”
        If MsgBox(Prompt$, vbYesNo + vbQuestion + vbMsgBoxSetForeground, “Check for Subject”) = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
End Sub

También tendrá que firmar la macro. Vea mi respuesta a esta pregunta .

Me gusta la posibilidad de abrir más de una ventana de Outlook, por ejemplo, una para correo electrónico, otra para tareas o calendarios, cuando estoy trabajando en ellos juntos. Haga clic derecho en un elemento en el panel de navegación:

Seleccione 'Abrir en nueva ventana'. ¡Estaba convencido de que había un método abreviado de teclado para esto, pero no puedo hacer que funcione desde la memoria muscular, o encontrarlo en la web o en la lista oficial de métodos abreviados de teclado completo!

Alternativamente, quedarse con una ventana, pero usar atajos de teclado para moverse entre calendario, contactos, correos electrónicos, etc.

Ctrl + 1 Cambiar a correo.
Ctrl + 2 Cambiar a Calendario.
Ctrl + 3 Cambiar a Contactos.
Ctrl + 4 Cambiar a Tareas.
Ctrl + 5 Cambiar a Notas.
Ctrl + 6 Cambie a la Lista de carpetas en el Panel de navegación.
Ctrl + 7 Cambiar a Atajos.

En términos más generales, lo que he encontrado muy útil es aprender algunos de los atajos de teclado para las operaciones que uso con más frecuencia, lo que ahorra una cantidad considerable de tiempo cuando se agrega durante un día o una semana, ya que paso mucho tiempo en Panorama. Lista muy completa aquí

y tambien aqui

En respuesta al comentario de Slink84 sobre olvidarse de adjuntar archivos adjuntos, realicé una búsqueda rápida y encontré esta entrada de blog que describe el proceso de creación de dicha macro.

No lo he copiado aquí, ya que es bastante largo.

La opción de recuperación es bastante útil cuando olvida algo sobre el correo que ha enviado.

Correo enviado-> doble clic en un correo -> Otras acciones -> recuperar

Tengo la pesadilla de un buzón de correo electrónico: uso este contexto claro