¿Cómo puedo evitar que Excel coma mis deliciosos archivos CSV y excrete datos inútiles?

Tengo una base de datos que rastrea las ventas de widgets por número de serie. Los usuarios ingresan los datos y la cantidad del comprador, y escanean cada widget en un programa de cliente personalizado. Luego finalizan el pedido. Todo esto funciona a la perfección.

Algunos clientes quieren una hoja de cálculo compatible con Excel de los widgets que han comprado. Generamos esto con un script PHP que consulta la base de datos y genera el resultado como un CSV con el nombre de la tienda y los datos asociados. Esto funciona perfectamente bien también.

Cuando se abre en un editor de texto como Notepad o vi, el archivo se ve así:

"Account Number","Store Name","S1","S2","S3","Widget Type","Date"
"4173","SpeedyCorp","268435459705526269","","268435459705526269","848 Model Widget","2011-01-17"

Como puede ver, los números de serie están presentes (en este caso dos veces, no todas las series secundarias son iguales) y son largas cadenas de números. Cuando este archivo se abre en Excel, el resultado se convierte en:

Account Number  Store Name  S1  S2  S3  Widget Type Date 
4173    SpeedyCorp  2.68435E+17     2.68435E+17 848 Model Widget    2011-01-17

Como puede haber observado, los números de serie están encerrados entre comillas dobles. Excel no parece respetar los calificadores de texto en archivos .csv. Al importar estos archivos a Access, tenemos cero dificultades. Al abrirlos como texto, no hay problema en absoluto. Pero Excel, sin falta, convierte estos archivos en basura inútil. Intentar instruir a los usuarios finales en el arte de abrir un archivo CSV con una aplicación no predeterminada se está volviendo, digamos, agotador. ¿Hay esperanza? ¿Hay alguna configuración que no haya podido encontrar? Este parece ser el caso con Excel 2003, 2007 y 2010.

Pero Excel, sin falta, convierte estos archivos en basura inútil.

Excel es basura inútil.

Solución

Me sorprendería un poco si cualquier cliente que deseara sus datos en formato Excel no pudiera cambiar el formato visible en esas tres columnas a "Número" con cero decimales o "texto". Pero supongamos que un breve documento de instrucciones está fuera de discusión.

Sus opciones son:

1. Agregue un carácter no numérico, no un espacio en blanco en sus números de serie.
2. Escriba un archivo xls o un archivo xlsx con un formato predeterminado.
3. Engaña y saca esos números como fórmulas ="268435459705526269","",="268435459705526269"(también puedes ="268435459705526269",,="268435459705526269"ahorrarte 2 caracteres). Esto tiene la ventaja de mostrar correctamente, y probablemente sea generalmente útil, pero sutilmente roto (ya que son fórmulas).

Tenga cuidado con la opción 3, porque algunos programas (incluidos Excel y Open Office Calc), ya no tratarán las comas dentro de los =""campos como escapó. Eso significa ="abc,xyz"que abarcará dos columnas y romperá la importación.

El uso del formato de "=""abc,xy"""resuelve este problema, pero este método aún lo limita a 255 caracteres debido al límite de longitud de la fórmula de Excel.

Tuvimos un problema similar en el que teníamos archivos CSV con columnas que contenían rangos como 3-5 y Excel siempre los convertía en fechas, por ejemplo, 3-5 sería el 3 de marzo, después de lo cual volver a numérico nos dio un entero de fecha inútil. Lo solucionamos por

1. Cambiar el nombre de la extensión CSV a TXT
2. Luego, cuando lo abrimos en Excel, esto activaría el asistente de importación de texto
3. En el Paso 3 de 3 en el asistente, le dijimos que las columnas en cuestión eran texto e importaban correctamente.

Podrías hacer lo mismo aquí, creo.

Salud

La mejor solución es generar un libro de trabajo XML. Me gusta esto:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<?mso-application progid="Excel.Sheet"?>
<Workbook xmlns="urn:schemas-microsoft-com:office:spreadsheet" xmlns:c="urn:schemas-microsoft-com:office:component:spreadsheet" xmlns:html="http://www.w3.org/TR/REC-html40" xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:ss="urn:schemas-microsoft-com:office:spreadsheet" xmlns:x2="http://schemas.microsoft.com/office/excel/2003/xml" xmlns:x="urn:schemas-microsoft-com:office:excel" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
  <OfficeDocumentSettings xmlns="urn:schemas-microsoft-com:office:office">
  </OfficeDocumentSettings>

  <ss:Worksheet ss:Name="Sheet 1">
    <Table>
    <Column ss:Width="100"/>
    <Column ss:Width="100"/>
    <Column ss:Width="150"/>
    <Column ss:Width="150"/>
    <Column ss:Width="150"/>
    <Column ss:Width="150"/>
    <Column ss:Width="80"/>
    <Column/>

    <Row>
      <Cell><Data ss:Type="String">Account Number</Data></Cell>
      <Cell><Data ss:Type="String">Store Name</Data></Cell>
      <Cell><Data ss:Type="String">S1</Data></Cell>
      <Cell><Data ss:Type="String">S2</Data></Cell>
      <Cell><Data ss:Type="String">S3</Data></Cell>
      <Cell><Data ss:Type="String">Widget Type</Data></Cell>
      <Cell><Data ss:Type="String">Date</Data></Cell>
    </Row>

    <Row>
      <Cell><Data ss:Type="String">4173</Data></Cell>
      <Cell><Data ss:Type="String">SpeedyCorp</Data></Cell>
      <Cell><Data ss:Type="String">268435459705526269</Data></Cell>
      <Cell><Data ss:Type="String">x</Data></Cell>
      <Cell><Data ss:Type="String">268435459705526269</Data></Cell>
      <Cell><Data ss:Type="String">848 Model Widget</Data></Cell>
      <Cell><Data ss:Type="String">2011-01-17</Data></Cell>
    </Row>


    </Table>
    <x:WorksheetOptions/>
  </ss:Worksheet>
</Workbook>

El archivo debe tener la extensión .xml. Excel y OpenOffice lo abren correctamente.

Mi solución: tengo el mismo problema con la importación de números de serie. No tienen que tratarse como números, es decir, no se realizan funciones matemáticas en él, pero necesitamos el número completo allí. Lo más simple que tengo es insertar un espacio en el número de serie. por ejemplo, "12345678 90123456 1234". Cuando Excel lo importe, se tratará como texto en lugar de como numérico.

Tenía números de cuenta largos siendo ilegibles.

Así es como lo arreglé:

Abra su archivo.csv en Libre Office / Open Office (puede que tenga que especificar delimitadores, etc.) y luego guarde el archivo como un archivo XML de Excel.

Luego abra este archivo en Excel y verá que las columnas ya no se cambian a formato científico o lo que sea. Para estar seguro, haga clic derecho en la columna y establezca explícitamente el formato como Texto, luego guárdelo como formato de archivo Excel.

¡Abra el archivo de formato de Excel y la columna aún debería estar bien!

El Asistente de importación es la mejor solución para usuarios ocasionales y situaciones únicas. Si necesita una solución programática, puede usar el método QueryTables.Add (que es lo que el Asistente de importación está usando detrás de escena).

Workbooks.Add
With ActiveSheet.QueryTables.Add(Connection:="TEXT;" & "C:\myfile.csv", Destination:=Range("$A$1"))
    .FieldNames = True
    .RowNumbers = False
    .FillAdjacentFormulas = False
    .PreserveFormatting = True
    .RefreshOnFileOpen = False
    .RefreshStyle = xlInsertDeleteCells
    .SavePassword = False
    .SaveData = True
    .AdjustColumnWidth = True
    .RefreshPeriod = 0
    .TextFilePromptOnRefresh = False
    .TextFilePlatform = 437
    .TextFileStartRow = 1
    .TextFileParseType = xlDelimited
    .TextFileTextQualifier = xlTextQualifierDoubleQuote
    .TextFileConsecutiveDelimiter = False
    .TextFileTabDelimiter = False
    .TextFileSemicolonDelimiter = False
    .TextFileCommaDelimiter = True
    .TextFileSpaceDelimiter = False
    .TextFileColumnDataTypes = Array(1, 2, 2) 'Edit this line. Add a number for each column, 1 is general, 2 is text. Search the internet for other formats.
    .TextFileTrailingMinusNumbers = True
    .Refresh BackgroundQuery:=False
End With