La mejor solución podría ser agregar una plantilla almacenada en una red compartida o algo así para que los usuarios puedan editar la firma y agregarla a Outlook manualmente.
La firma se almacena en C: \ Documents and Settings \% Username% \ Application Data \ Microsoft \ Outlook y creo, pero no estoy seguro, está en el archivo: Outlook.NK2 En cualquier caso, no es fácilmente editable.
También puede poner esa plantilla en la carpeta anterior, pero esto no debería ser exacto.
Definitivamente, simplemente les daría la plantilla y les permitiría agregar su información y hacerles saber cómo agregarla en Outlook.
¡Espero que esto ayude!