Mi colega (no técnico) me ha amenazado con un diagrama de Gantt para un nuevo proyecto que estamos planeando actualmente. ¿Qué es probable que esto nos proporcione, y será una herramienta útil?
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Mi colega (no técnico) me ha amenazado con un diagrama de Gantt para un nuevo proyecto que estamos planeando actualmente. ¿Qué es probable que esto nos proporcione, y será una herramienta útil?
Respuestas:
Como dice Wikipedia, el gráfico de Gannt es un tipo de gráfico de barras (más a menudo un "tipo de línea") que ayuda con la planificación del proyecto. A menudo se dibuja manualmente en la pared en una hoja de papel grande (muy grande), ya que se modifica fácilmente en ese formato.
Es un tipo muy simple de herramienta de planificación; puedes producirlo en Excel o algún equivalente; y bastante efectivo, siempre que se pueda estimar aproximadamente el tiempo requerido para ciertas fases del proyecto. Si hay un retraso, no hay problema, una línea se alarga, las otras permanecen igual y usted tiene una nueva fecha de finalización del proyecto.
Las fases superpuestas (en cuanto al tiempo) se ven fácilmente en él, tan fácilmente como las dependencias de comenzar una fase dependiendo del final de otra.
es todo lo que hay que hacer realmente.
Por supuesto, el problema con el Gannt (o el "gráfico de tiempo" como se le suele llamar en mi parte del mundo) es que, al comienzo de un proyecto, lo tienes todo bien dibujado en la pared, sintiéndote entusiasmado y feliz ... luego ocurre un retraso, y lo cambias en el gráfico, y aún te sientes feliz ... luego ocurre otro retraso, lo vuelves a dibujar y todavía te sientes bastante bien ... Se producen retrasos de 100x ... te sientes como _______ (censurado).
Es decir, es solo una buena herramienta de planificación de proyectos si en realidad se está apegando a esos pequeños plazos. ¡Así que deja de perder el tiempo aquí y ponte a trabajar!
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Un diagrama de Gantt bien producido y mantenido puede ser una gran herramienta. Los principales beneficios son mostrar qué tareas dependen de otras tareas, predecir cómo el proyecto puede verse afectado por los retrasos y resaltar las horas perdidas porque estaba esperando algo más.
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He utilizado con éxito los gráficos de Gantt en el pasado para la gestión de proyectos de software. También he visto personas que los abandonan frustrados.
Cualquier herramienta de gestión de proyectos es útil solo si responde preguntas que alguien realmente está haciendo. En mi caso, continuamente me hacían dos preguntas y mi diagrama de Gantt podía responderlo:
Entonces, ¿qué factores son necesarios para que un diagrama de Gantt sea útil?
Múltiples miembros del equipo
Eso debería ser obvio. Si solo hay un miembro del equipo, todo lo que necesita es una lista de tareas en una columna. Solo los vas a hacer uno tras otro.
Conocimiento de cuáles son las tareas
Esto parece otra declaración obvia, pero te sorprendería cuántos proyectos de software no están lo suficientemente bien definidos como para poder dividirlos en tareas. De hecho, necesitará una especificación inicial y cierto grado de diseño inicial. En algunas de las metodologías ágiles / extremas, no podría usar un diagrama de Gantt, porque no sabe qué tareas serán en la iteración posterior de 3 semanas.
Tiempo y motivación para mantener la tabla
Alguien TIENE que dedicar tiempo para mantener la cosa. Con demasiada frecuencia, alguien pasa días haciendo un diagrama de Gantt detallado y luego lo descuida. Tal vez lo saque un mes después, se ría nerviosamente y lo bote, para no volver a hablar de eso.
Una vez que tiene las tareas y las mejores estimaciones, las coloca en la tabla. Y cuando se completa la primera tarea, debe marcarla en el gráfico y luego mezclar todas las demás tareas para compensar el hecho de que su estimación fue incorrecta. Y dos días después lo vuelves a hacer. Y luego otra vez, otros dos días después. Y, por supuesto, cuando resulta que olvidó algo o aparece un defecto, debe colocar las nuevas tareas en el gráfico.
Eso puede sonar como un compromiso significativo de tiempo continuo, y tiene razón. ¿De dónde viene la motivación para hacer esto?
Alguien realmente se preocupa por los resultados
Las veces que usé un diagrama de Gantt con éxito fue donde había reuniones semanales de gestión de proyectos. El gerente iría por la sala pidiéndole a cada líder de equipo que indicara cuándo se entregaría su proyecto. Si un proyecto se estaba ejecutando, los recursos se reasignarían. Durante las dos primeras reuniones, balbuceé que realmente no sabía cuándo se entregaría, y llegaría a un vago "en tres meses". La vergüenza de esto me hizo cambiar mi estrategia y asegurarme de tener un diagrama de Gantt actualizado y preciso antes de cada reunión.
Como efecto secundario, esto hizo que mi proyecto estuviera mejor organizado y más eficiente, y los miembros de mi equipo estuvieran más motivados.
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Ningún invento merece más crédito por hacer que la planificación de proyectos sea tan impopular como lo es hoy en día que Gantts de seguimiento. Los Gantts de seguimiento no solo deben considerarse dañinos, sino que también deben considerarse malvados. Este es el por qué.
Razón # 1: su motivación
Gantts de seguimiento le permite ver, para cada paso de su plan, cuánto tiempo pensó que iba a tomar y cuánto tiempo realmente está tomando. Debes saber, todos los días y en una reunión de estado, que la fase X debía comenzar en marzo, pero claramente no comenzará hasta mayo. Increíble. Cuando hizo la planificación inicial, ya sabía que el plan tendrá que cambiar a medida que avance el proyecto. Nueva información sale a la luz. Las personas y los recursos son impredecibles, etc. Entonces, ¿por qué es importante que se nos recuerde constantemente, en cada reunión de estado, cuán pobres son las predicciones tempranas en la vida real?
Razón # 2: te obligan a seguir el plan original
La idea misma de seguir el diagrama de Gantt de un proyecto significa que, en lugar de enfocarse en adaptar constantemente su plan de trabajo basado en nueva información, elige apegarse a un plan desactualizado, solo porque le permite señalar con el dedo y resaltar las predicciones erróneas que fueron resultado inevitable de la gran cantidad de incertidumbre que conllevó la fase inicial de planificación del proyecto. Después de todo, no puede rastrear el Gantt si permite que el plan cambie radicalmente, ¿verdad? Tiene que tener la misma forma general y estar compuesto por los mismos pasos, de lo contrario no hay nada que rastrear ... El principio descabellado de seguir con los planes es la razón número uno por la que "Cascada" se considera un término peyorativo en estos días. Planificar con anticipación se confunde con apegarse al plan original.
Razón # 3: no te enseñan nada
No es que la demora en este proyecto vaya a cambiar la forma en que planifica el próximo proyecto, a menos que los proyectos que está planificando sean previsiblemente similares y repetitivos. Después de todo, para eso se utilizaron inicialmente Gantts: planificar el trabajo en las líneas de producción de la fábrica, donde las tareas están muy bien definidas y su duración es extremadamente predecible.
El valor que el seguimiento agrega a un diagrama de Gantt de desarrollo de software es cero. Podría decirse que incluso menos de cero. No solo las estimaciones pasadas son irrelevantes para nuevos proyectos, la ilusión de que realmente puede mejorar su capacidad de estimación con el tiempo mediante la retrospección es peligrosa. Claro, un estudiante de CS realmente podría no saber que la integración lleva mucho tiempo en la vida real. Pero cualquiera que haya estado involucrado en más de dos proyectos en su vida ya conoce los sospechosos habituales de los proyectos retrasados. La verdadera razón por la que los proyectos se retrasan no es un factor de error matemático que deba aplicarse a las estimaciones en general: es la incertidumbre inherente que conlleva hacer algo por primera vez y no saber exactamente cómo va a funcionar.
En realidad, existen sistemas de gestión de proyectos que intentan atacar el problema desde este ángulo equivocado. Miden sus predicciones frente al rendimiento real e intentan corregir su estimación general mediante análisis estadísticos. Como si "Danny siempre subestima todo en un 14,3%" es el caso. Danny no es estúpido, y asumir que el error de sus predicciones es predecible es realmente idiota. Confunde la "cura" primitiva, agregando factores a su estimación, con la causa del problema. Su estimación no es inexacta porque no se multiplicó por el factor "correcto". Su plan es simplemente incompleto; y cada plan está incompleto a su manera.
Razón # 4: enfocan su atención en las cosas equivocadas
En lugar de enfocarse en lo que debe hacerse para entregar a tiempo, ahora está enfocado en justificar sus predicciones inexactas. En lugar de enfocarse en planificar con más detalle y adaptar su plan a la nueva información, está volviendo a plantear un plan desactualizado. Los proyectos rara vez se retrasan porque las partes del plan de trabajo se calcularon incorrectamente. Se retrasan porque un montón de cosas simplemente quedaron fuera del plan original. El seguimiento de Gantts lo empeora aún más, porque ¿qué tipo de motivación tiene para insertar más detalles en su plan si todo va a terminar resaltado como estimaciones pobres en cada reunión de estado? Hacen que te quedes con grandes porciones de trabajo rastreables en tu diagrama de Gantt. En lugar de dejarte concentrarte en la adaptación y en el camino correcto
También está el problema de no tener herramientas lo suficientemente buenas como para administrar planes suficientemente elaborados. Tiene muchas más posibilidades de construir un buen plan inicial (y una estimación) si sus herramientas le permiten exponer todos esos pasos frecuentemente descuidados en el camino. Los Gantts tradicionales son bestias de baja resolución que los desarrolladores consideran legítimamente como caricaturas de la realidad de la gestión de proyectos. Lo que se necesita es una herramienta que facilite agregar tanta información como sea posible al plan de trabajo en la etapa más temprana, y luego hacer que sea tan fácil adaptar su plan como la niebla de incertidumbre se desvanece lentamente sobre su proyecto. Lo último que necesita son recordatorios incesantes de baja resolución de sus predicciones pasadas inexactas. Los Gantts de seguimiento son buenos para señalar con el dedo y cubrir los culos, no para hacer las cosas.
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El software de diagrama de Gantt permite analizar interdependencias complejas y predecir los efectos de desbordamientos y retrasos.
Sin embargo, para la mayoría de los proyectos de software, hay pocas interdependencias y entradas externas, por lo que la clave para la predicción es saber cuál es el multiplicador correcto cuando el equipo de software dice que tomará 3 semanas.
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Como otros han dicho, un diagrama de Gantt (comúnmente denominado informalmente plan de proyecto) es una forma de mapear las tareas y las interdependencias entre esas tareas, con el objetivo de establecer el tiempo mínimo total transcurrido para un proyecto.
Desde una perspectiva de gestión, el resultado clave es la identificación de la ruta crítica, es decir, la lista de tareas que, si se retrasan, el proyecto se retrasa.
Un ejemplo muy simple: digamos que dos programadores están trabajando en un proyecto con tres tareas (módulo de código A que toma un programador 10 días, módulo de código B que toma un programador 5 días, luego integre ayb que toman ambos programadores 2 días). Las dos primeras tareas (módulos de codificación A y B) se trabajarán en paralelo y el objetivo es completar las tres tareas y, por lo tanto, proyectarlo todo en 12 días.
En este caso, la ruta crítica es codificar el módulo A y luego las pruebas de integración. La codificación del módulo B en realidad puede comenzar 5 días tarde (o extenderse por cinco días) sin impacto, ya que incluso si terminó a tiempo, la codificación del módulo A llevará mucho más tiempo. Por otro lado, si el módulo de codificación A o las pruebas de integración se deslizan en cualquier momento, todo el proyecto se deslizará.
Conocer este tipo de cosas lo ayuda a comprender cómo implementar recursos y si es probable que un retraso en una tarea en particular afecte a todo el proyecto.
¿Son útiles? Obviamente sí, pero con una advertencia importante: solo mientras la información que ingrese sea buena, es decir:
Y a partir de ahí, el equipo tiene que trabajar en el gráfico y llevar a cabo las tareas en el orden correcto (sin hacer algo que sea más interesante que la tarea asignada, ya que potencialmente retrasará algo / alguien más en la línea).
Si hace todo eso, entonces sí, entonces realmente puede ayudarlo, pero el trabajo debe ser adelantado para garantizar que sea preciso y realista.
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ME ENCANTA los diagramas de Gantt y si hubiera mejores opciones de software para que Mac los creara, los usaría todo el tiempo.
Llegar a ver las dependencias es enorme. "Si no obtenemos la parte de relleno de datos del proyecto, entonces la construcción de las mejoras no puede comenzar".
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Si su proyecto es un proyecto de desarrollo de software, un diagrama de Gantt no será muy útil y, en su mayoría, será una pérdida de tiempo. No están diseñados para la naturaleza fluida del desarrollo de software, es decir.
El resultado es que pasará más tiempo actualizando el plan que haciendo el trabajo.
Solo administre sus requisitos y todo lo demás se encargará solo.
YMMV
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