Los administradores de sistemas y redes suelen ser personas muy ocupadas. Hacer malabarismos con proyectos, reuniones, tickets de apoyo y solicitudes verbales de personas en los pasillos puede ser un verdadero desastre. Hemos discutido algunos sistemas de seguimiento de solicitudes aquí en el pasado, pero ¿qué otros métodos o herramientas utiliza para administrar su tiempo para ser más efectivo?
El libro de Thomas Limoncelli, Gestión del tiempo para administradores de sistemas , tiene algunas ideas geniales, pero ¿qué funciona y qué no funciona en el mundo real?
El sistema que uso es Getting Things Done , mencionado anteriormente. También encontré que la Gestión del tiempo para administradores de sistemas (también mencionada anteriormente) es muy valiosa.
Lo que más me gustó de GTD fue lo agnóstico que era sobre su "sistema". Puede ser papel, electrónico, cualquier cosa. Mientras funcione, ¿a quién le importa?
Comencé usando tarjetas de índice pegadas con un clip de carpeta que llevaba a todas partes. Cada tarjeta de índice tenía un contexto GTD diferente. Esto es probablemente lo que me mantuvo más cerca de los principios de GTD. Después de eso usé OmniFocus por un tiempo, incluso participé en la versión beta pública y obtuve una copia realmente barata. Pero lo encontré demasiado complicado. (¡y lo abrí la semana pasada y lo volví a cerrar casi tan rápido como por miedo!) Además, no me gusta que estén cobrando $ 25 por la versión de iPhone, como si los $ 70 por OmniFocus ya no fueran escandalosos. Después de eso, utilicé un archivo de texto sin formato que mantuve abierto en vim todo el día. Probablemente mi mejor sistema hasta ahora, pero no era muy portátil. Así que moví el archivo de texto a un wiki y tenía planes de usar una extensión en Firefox para permitirme abrirlo en vim,
Ahora estoy usando Things para Mac . Hasta ahora tan bueno. Es muy sencillo. Probablemente su mejor característica es la categoría "Hoy" donde coloca las cosas que desea hacer hoy. Eso no es muy GTD, pero funciona para mí. El mayor problema con Things es que es demasiado fácil perder el rastro de las tareas. ¿Está en la lista siguiente? Programado? ¿Algún día? Proyectos? ¿Por qué las próximas acciones en proyectos no aparecen en áreas de responsabilidad? Hay muchas deficiencias y desearía que tuviera la capacidad de crear sus propias vistas personalizadas, como en OmniFocus. Pero a pesar de eso compré una licencia y probablemente compraré la versión para iPod touch pronto. No es perfecto, pero me está ayudando a mantenerme organizado, lo que supongo que es lo único que realmente importa.
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Si no eres una banda de un solo hombre, es imprescindible tener una rotación de soporte. No se pueden subestimar los beneficios de poder desviar las preguntas de apoyo a otra persona durante una semana; le permite concentrarse en las cosas a mediano y largo plazo que de otro modo se retrasarían.
En términos de gestión de tiempo / tareas, tengo 3 listas:
La lista @desk está ordenada por fecha de vencimiento, con las cosas más urgentes en la parte superior.
Además, la lista @somestage es sorprendentemente catártica; Es bueno tener un lugar para escribir las cosas que realmente te molestan, pero no puedes justificar pasar el tiempo para arreglarlo ahora, ya que no afecta el servicio.
Un par de consejos generales en términos de hábitos de trabajo, que si bien no están directamente relacionados con la gestión del tiempo, probablemente le ahorrarán tiempo a largo plazo:
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Utilizamos un software llamado AdvenNet ManageEngine para todo el departamento de TI. Es una gran herramienta para enviar y rastrear tickets, activos y base de conocimiento.
Cuando un usuario me detiene en el pasillo, honestamente le hago saber que lo olvidaré cuando regrese a mi escritorio, así que envíe un ticket. Estos tickets pueden rastrear el progreso, el tiempo, etc. y los usuarios pueden consultarlos en cualquier momento.
Compruébalo, es una gran herramienta.
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Personalmente, uso una combinación de sistema de tickets ( Rastreador de solicitudes ) y mi calendario de Outlook. Trabajo desde el sistema de venta de entradas para boletos de tipo arreglarlos ahora, pero para problemas más grandes, aquellos que tomarán múltiples períodos de trabajo los programo en mi calendario de perspectivas. Simplemente arrastro la pestaña o la barra de direcciones y la dejo caer en el calendario. Dejo los recordatorios configurados para recordarme 0 minutos antes de la fecha de vencimiento para que sepa cuándo cambiar de tarea. Si algo me interrumpe (y lo hace con frecuencia) o si una tarea necesita más tiempo, simplemente arrastro y mis tareas en el calendario en consecuencia.
Me encanta la idea de que una persona maneje interrupciones mientras que la otra persona tiene una "fortaleza de soledad" para concentrarse en asuntos importantes, pero no urgentes. Luego cambiar de posición más tarde en el día. Desafortunadamente, soy un espectáculo de un solo hombre la mayor parte del tiempo y no tengo puerta en mi oficina, así que recibo muchas visitas.
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Utilizo mi propio híbrido de GTD (ver la respuesta de Adam ) y Linenbergers "Total Workday Control" ( ver más abajo ).
En mi humilde opinión, las claves son:
1- Reconoce que no puedes controlar el tiempo, solo puedes controlar las tareas. El mayor valor de cualquier sistema es identificar lo mejor que se puede hacer a continuación.
2- Un único lugar para reunir todas las tareas, proyectos, próximas acciones. Utilizo tareas de Outlook, con conectores para ToodleDo en mi iPhone.
3- Revisión periódica de las tareas, proyectos, próximas acciones, etc. Lo hago semanalmente.
4- Disciplina. Disciplina para usar el sistema para encontrar la siguiente tarea, disciplina para poner todo en el sistema y disciplina para minimizar las interrupciones y distracciones (como ServerFault!).
Nota sobre TWC. No hice un enlace porque la versión que uso ya no es actual. Leí la versión 1 de su libro "Total Workday Control usando Microsoft Outlook". Lo actualizó (versión 2) a "Administre su ahora", que no he descubierto.
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Yo uso Remember the Milk . Se puede vincular a Outlook. Tiene 3 niveles de prioridad, puede vincularse con otras personas, le permite usar pestañas para agrupar elementos y permite el uso de etiquetas. Si tiene un Blackberry u otro dispositivo móvil, hay clientes que mantendrán sincronizados RTM y su lista de tareas. Entonces, si tiene esa convo del pasillo y aparece un todo, puede escribirlo en su teléfono. Luego aparece en su bandeja de entrada la próxima vez que acceda al sitio web (tiendo a tenerlo en mi pantalla). Y puedes hacer tareas recurrentes, etc.
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Vaya a Manager-Tools y encuentre sus podcasts en Calendar Management. No puede administrar el tiempo, no responde bien a los intentos de acelerarlo o ralentizarlo, y realmente solo hay tantas horas en el día.
Utilizo un sistema de tickets tanto para solucionarlo ahora como para tareas basadas en proyectos. Para las tareas que se repiten y las tareas intermedias, uso Outlook.
Captura de datos: necesita una forma de capturar solicitudes, ideas, requisitos, etc. cuando no está en su escritorio. Salí y conseguí un cuaderno MoleSkin, mide aproximadamente 4 "x6" y negro, por lo que se ve lo suficientemente bueno como para llevarlo a la sala de juntas. Imprimo mi calendario de Outlook todos los lunes, lo doblo para que encaje y lo deslizo en la página donde estoy. durante la semana, actualizaré la copia en papel y Outlook.
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Si está en una Mac, OmniFocus es bastante impresionante para administrar un montón de proyectos y tareas asociadas con las tareas. Es bastante simple de usar e implementa algunos de los principios de Getting Things Done , pero no te obliga a hacerlo.
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Si bien probé el método de Control de día laborable total mencionado en otra parte, nunca pude hacerlo funcionar bien con mi flujo de trabajo. He tenido MUCHA mejor suerte (y lo recomiendo encarecidamente) Take Back Your Life de Sally McGhee, que básicamente toma los principios de Getting Things Done de David Allen y los aplica específicamente a Outlook (donde paso la mayor parte de mi día). Aunque actualmente me he caído del vagón, es la única vez que he tenido una bandeja de entrada con elementos CERO (y lo he mantenido así durante meses seguidos). MUY RECOMENDADO (y ... tomando nota para volver a leer el libro yo mismo :).
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