¿Las mejores prácticas para compartir archivos de red?

Así que tenemos un recurso compartido de archivos que se inició hace aproximadamente 10 años y comenzó con las mejores intenciones. Pero ahora se ha hinchado, hay archivos allí que nadie sabe quién los puso allí, es difícil encontrar información, etc. Probablemente conoces el problema. Entonces, me pregunto qué hace la gente en esta situación. ¿Alguien sabe de un programa decente que pueda pasar por un recurso compartido de archivos y encontrar archivos que ningún cuerpo ha tocado? Archivos duplicados? ¿Alguna otra sugerencia sobre la limpieza de este desastre?

Bueno, el recurso compartido de archivos está basado en Windows y es casi más de 3 TB. ¿Hay alguna utilidad por ahí que pueda hacer algunos informes por mí? Nos gusta la idea de poder encontrar algo más viejo que 6 meses y luego llevarlo a un archivo, el único problema es con un archivo compartido tan grande que podría ser realmente difícil de hacer a mano.

Aconsejamos a los clientes que "quemen la tierra" y comiencen de nuevo, a menudo.

Todavía tengo que ver una buena solución que funcione que no implique la participación de partes interesadas que no sean de TI. El mejor escenario que he visto hasta ahora es un Cliente al que la gerencia ha identificado a los "administradores" de varias áreas de datos y ha delegado el control de los grupos de AD que controlan el acceso a esas áreas compartidas para esos "administradores". Eso ha funcionado muy, muy bien, pero ha requerido un poco de capacitación por parte de los "delegados".

Esto es lo que sé que no funciona:

• Nombramiento de usuarios individuales en permisos. Utiliza grupos. Siempre. Cada vez. Sin fallar. Incluso si es un grupo de un usuario, use un grupo. Los roles laborales cambian, la rotación ocurre.
• Permitir que los usuarios que no son de TI alteren los permisos. Terminarás con "computadora Vietnam" (las partes involucradas tienen intenciones "buenas", nadie puede salir y todos pierden).
• Tener ideas demasiado grandiosas sobre los permisos. "Queremos que los usuarios puedan escribir archivos aquí pero no modificar los archivos que ya han escrito", etc. Mantenga las cosas simples.

Cosas que he visto funcionar (algunas bien, otras no tan bien):

• Publique un "mapa" que indique dónde deben almacenarse varios tipos de datos, generalmente por área funcional. Este es un buen lugar para hacer entrevistas con varios departamentos y aprender cómo usan los archivos compartidos.
• Considere la posibilidad de "facturar de vuelta" por el uso del espacio o, al menos, publicar regularmente una "tabla de líderes" de los usuarios departamentales del espacio.
• ¿Mencioné nombrar grupos exclusivamente en permisos?
• Desarrolle un plan para las áreas de datos que "crecen sin límites" para que los datos antiguos se "desconecten" o se almacenen "casi en línea". Si permite que los datos crezcan para siempre, lo hará, llevando sus copias de seguridad hasta el infinito.
• Planifique algún tipo de tendencia para el uso del espacio y el crecimiento de la carpeta. Puede usar herramientas comerciales (alguien mencionó Tree Size Professional o SpaceObServer de JAM Software) o puede codificar algo razonablemente efectivo con un programa "du" y un poco de "pegamento" de secuencias de comandos.
• Segmentar recursos compartidos de archivos basados ​​en "SLA". Puede considerar tener un recurso compartido "crítico para el negocio" que cruza las líneas departamentales y un recurso compartido "agradable de ejecutar pero no crítico". La idea es mantener la parte "crítica para el negocio" segregada con fines de respaldo / restauración / mantenimiento. Tener que eliminar el negocio para restaurar 2 TB de archivos desde la copia de seguridad, cuando todo lo que realmente se necesitaba para hacer negocios era aproximadamente 2 GB de archivos, es un poco tonto (y veo que sucede).

Estoy de acuerdo con Evan en que comenzar de nuevo es una buena idea. He realizado 4 "migraciones de archivos" a lo largo de los años en mi empresa actual, y cada vez que configuramos una nueva estructura y copiamos (algunos) archivos, respaldamos los viejos archivos compartidos y los desconectamos.

Una cosa que hicimos en nuestra última migración podría funcionar para usted. Tuvimos una situación algo similar con lo que llamamos nuestra unidad "Común", que era un lugar donde cualquiera podía leer / escribir / eliminar. A lo largo de los años, se acumularon muchas cosas allí, ya que las personas compartían cosas entre grupos. Cuando nos mudamos a un nuevo servidor de archivos, configuramos un nuevo directorio común, pero no copiamos nada para los usuarios. Dejamos el viejo Common en su lugar (y lo llamamos Old Common), lo hicimos de solo lectura y les dijimos a todos que tenían 30 días para copiar lo que quisieran en los nuevos directorios. Después de eso, ocultamos el directorio pero lo ocultaríamos a pedido. Durante esta migración, también trabajamos con todos los departamentos y creamos nuevos directorios compartidos y ayudamos a las personas a identificar duplicados.

Hemos usado Treesize durante años para descubrir quién está usando el espacio en disco. Hemos probado Spacehound recientemente y a algunos de mis compañeros de trabajo les gusta, pero sigo volviendo a Treesize.

Después de nuestra migración más reciente, intentamos configurar una estructura de archivo que las personas pudieran usar por su cuenta, pero no ha funcionado muy bien. La gente simplemente no tiene tiempo para hacer un seguimiento de lo que está activo y lo que no. Estamos buscando herramientas que puedan archivar automáticamente, y en nuestro caso funcionaría mover periódicamente todos los archivos que no se hayan tocado durante 6 meses a otro recurso compartido.

Con 3 TB, probablemente tenga muchos archivos innecesarios enormes y basura duplicada allí. Un método útil que he encontrado es hacer búsquedas, comenzando por archivos> 100 MB (incluso podría subir hasta 500 MB en su caso) y luego eliminarlo. Hace que el trabajo de encontrar los verdaderos desperdicios de espacio sea más manejable.

Mi primer orden de negocios sería utilizar un administrador / analizador / reportero de archivos de empresa / como quiera llamarlo, como TreeSize Professional o SpaceObServer . Puede ver dónde están los archivos, ordenarlos por datos de creación, fecha de acceso y una serie de otros criterios, incluidas las estadísticas sobre los tipos de archivos y los propietarios. SpaceObServer puede escanear varios sistemas de archivos, incluidos sistemas remotos Linux / UNIX a través de una conexión SSH. Eso puede darle una gran visibilidad en su colección de archivos. A partir de ahí, puedes "dividir y conquistar".

Es posible que desee considerar simplemente archivar en conjunto cualquier elemento con más de seis meses de antigüedad en otro recurso compartido y ver si hay acceso a los archivos en ese recurso compartido. Los archivos a los que se accede constantemente se pueden volver a colocar en el servidor primario.

Otra opción es algo como Google Search Appliance . De esa manera, puede dejar que la aplicación de Google descubra de manera inteligente lo que las personas buscan cuando buscan cosas y se "archivará" colocando documentos con menos acceso más abajo en la página de búsqueda.

En nuestro servidor de archivos Windows 2003 R2 utilizamos la funcionalidad de informes incorporada de File Resource Monitor, que le enviará las listas de archivos menos utilizados junto con otros informes.

Quizás el primer paso es tener una idea del tamaño del problema. ¿Cuánto espacio ocupa el archivo compartido? ¿De cuántos archivos estamos hablando?

Si tiene suerte, encontrará que ciertas partes del archivo compartido siguen las convenciones de nomenclatura, ya sea por usuario, por proceso de negocio o por departamento. Esto puede ayudarlo a repartir la tarea de clasificar los archivos.

En el peor de los casos, puede desconectar todo y esperar a ver quién se queja. Luego puede averiguar quiénes son y para qué lo estaban utilizando. (Malvado, pero funciona).

Creo que la mejor solución es pasar a una nueva unidad. Si el número de personas que accede al recurso compartido es razonable, pregúnteles y descubra qué partes son realmente necesarias. Moverlos a la nueva cuota. Luego, aliente a todos a usar el nuevo recurso compartido. Después de un período de tiempo, retire la parte anterior. Vea quién grita y luego mueva esos datos al nuevo recurso compartido. Si nadie pide algo durante 3-6 meses, puede eliminarlo o archivarlo de forma segura.

Muevo todos los datos existentes a una nueva carpeta compartida de solo lectura: si el usuario final necesita actualizar un archivo, puede copiarlo en la nueva unidad compartida nueva.

De esta manera, todas las cosas viejas permanecen disponibles, pero puedo eliminarlas del programa de copias de seguridad.

Además de eso, una vez al año, elimino las carpetas (después de comprobar que el archivo está en buen estado) que no se han actualizado / accedido durante 3 años.