Formas de convencer a la gerencia de un alto costo

nuevo aquí, saludos y tal.

Mi problema es relativamente simple, pero la situación es un poco extraña. Actualmente, me acaban de contratar para mejorar (esencialmente arreglar) una sala de servidores para un despachador de atención médica. Sin embargo, su sala de servidores está en ruinas. Todo funciona, pero es una cuestión de no sé qué se romperá primero. Se acaban de recuperar de una pérdida de datos de 10 días de su servidor SQL (el servidor principal que mantiene todo lo que necesitan para la operación diaria). El servidor está construido a medida, ejecuta Windows '03 con SQL '05 y debe actualizarse mal. Sin embargo, su sistema de respaldo también es un problema porque tienen todo lo esencial en 4 cintas, una de las cuales ya ha fallado (la razón del bloqueo y la falta de esos 10 días). Todo lo que he tasado para un nuevo servidor SQL, así como un dispositivo de respaldo de disco de Dell.

Después de todo ese trasfondo, mi pregunta para ustedes es. ¿Cuál debería obtener primero? ¿Un nuevo servidor que controla a toda la empresa o una mejor solución de respaldo para garantizar que no se pierda nada? Y también, ¿cómo haría para convencer a la gerencia de comprar uno de estos artículos? Tengo un buen caso preparado, listo para mostrar cómo cada uno de estos son importantes para la operación. Solo siento algunos puntos más que tal vez no pensé que ayudarían también.

La mejor manera de convencer a la gerencia para que gaste dinero en gastos de TI es comprender la relación que TI tiene con el negocio en su conjunto y cómo el departamento de TI puede ayudar mejor al negocio a prosperar. Muchos propietarios y gerentes de negocios ven la TI solo como un centro de costos, a menudo debido a su falta de familiaridad con la tecnología; Del mismo modo, muchos administradores de sistemas ven las operaciones comerciales como un presupuesto y un rack de servidores, sin visibilidad de por qué la empresa necesita TI.

Mark Burgess (el creador de cfengine ) tiene algunas ideas fascinantes sobre la alineación de negocios y TI , que incluyen:

Si preguntamos cómo alinear las empresas y las TI, tiene sentido encontrar un terreno común. La ciencia y los negocios no son tan diferentes. Ambos hacen "gestión de la incertidumbre". Un científico intenta reducir al mínimo los posibles malentendidos y documentar los principios duraderos para el futuro. Los administradores de sistemas y los ingenieros intentan llevar esa previsibilidad a los usuarios. Los empresarios intentan generar flujos de ingresos predecibles en un entorno voluble. [...]

¿Cuál será la forma profesional de los administradores de sistemas por venir? Tendrán que estar cada vez más en sintonía con los diversos objetivos de su organización. Preguntarán: ¿cuáles son las promesas centrales de mi organización y qué hice para cumplirlas hoy?

Para relacionar esta idea con su situación actual, trate de ver los problemas con los que está lidiando desde la perspectiva del negocio en general. En lugar de pedirle a la gerencia que le otorgue $ 10k para comprar uno u otro artículo, prepare un análisis de costo-beneficio de las cosas que desea comprar que llegue a la mayoría de los siguientes puntos:

• ¿Cuáles son los problemas comerciales que estoy tratando de resolver?
  • Asegúrese de comunicarse con la gerencia sobre sus planes para el negocio; tal vez planean ingresar a un nuevo mercado, lo que podría requerir un nuevo software que no sea compatible con el servidor actual, lo que cambiaría por completo su análisis, etc.
• ¿Cuáles son los costos potenciales para el negocio de no resolver estos problemas?
  • Intenta ser muy claro sobre este punto. No exagere ("¡el servidor se caerá y todos morirán!"), Pero tampoco lo venda; Si los costos son severos, la gerencia debe ser capaz de tener eso en cuenta.
• ¿Cuáles son las soluciones que he considerado y los costos y beneficios de cada una?
  • Esto no necesita ser muy técnico, pero ayudará a persuadir a la gerencia de que has hecho tu tarea. Además, mientras prepara la lista, puede encontrar una solución que no había considerado antes.
  • Cuente su tiempo de implementación y soporte como un costo; Los servicios de subcontratación (como la configuración de Google Apps para manejar el correo electrónico en lugar de usar Exchange) pueden costar dinero en efectivo, pero el tiempo que ahorra al no administrar un servidor de Exchange puede tener un valor comercial sustancial.

Muchos administradores cometen el error de ver un problema únicamente en términos técnicos; por ejemplo, un sistema que está desactualizado debe actualizarse porque está desactualizado (puede tener un rendimiento deficiente o ser incompatible con las aplicaciones más nuevas, etc.). Si bien esta puede ser la mejor práctica desde una perspectiva técnica, administrar un negocio se trata de equilibrar costos y beneficios y gestionar el riesgo. Si el beneficio para el negocio es relativamente pequeño, puede que no valga la pena acumular los costos en licencias, pruebas, su tiempo para implementar la actualización y también el mayor riesgo de que algo salga mal.

Si aprende a desarrollar y presentar propuestas como esta, encontrará algo interesante: comenzará a ver la TI como una parte del negocio en lugar de una unidad independiente, y la administración comenzará a ser mucho más receptiva a sus solicitudes cuando se dan cuenta de que tienes esa perspectiva. Aprenderá a hacer que lo que pida se alinee con lo que la gerencia quiere hacer de todos modos, y se asegurarán de que obtenga los recursos que necesita.

Trabajo con médicos y sé que es difícil de vender, si gastan dinero en su negocio, significa que no están trayendo tanto dinero a su banco. Por lo tanto, establezca ambas opciones y desglosarlas para cada una. Exponga los pros y los contras de cada uno y explique por qué necesitamos cada uno de ellos.

Hágales saber sus pensamientos sobre lo que cree que es más importante, luego pregúnteles en qué les gustaría gastar su dinero. Si quieres jugar duro, hazlo sin pagar el precio, luego, una vez que hayas acordado cuánto necesitan ambos, muéstrales los números.

Puntos en los que podrías concentrarte

• Explíqueles por qué el servidor se bloqueó (no incluyó esto en su pregunta, pero supongo que es hardware ya que desea reemplazarlo).
• Explica por qué este servidor es tan importante.
• ¿Cuánto le costaría a la compañía si perdieran el servidor? ¿Más de $ 10k?
• También mencionó la atención médica, que requiere tener registros por x número de años por HCFA. Si perdieran que también estarían abiertos a una demanda, ¿cuánto les costaría eso?

Los últimos dos puntos también se pliegan para tener un plan de respaldo efectivo. Reemplazar los servidores es excelente, pero si el nuevo servidor sufre una sobretensión, o viene con un disco defectuoso y anoche las copias de seguridad simplemente fallaron. Podría, nuevamente, estar fuera un día completo sin datos. ¿Cuánto dinero se acaba de perder?