¿Cómo reestructurar este pequeño departamento de TI? [cerrado]

Durante estos últimos 2 años, mi hermano y yo hemos estado a cargo del "departamento de TI" de nuestra empresa familiar. No podemos dedicar todo nuestro tiempo a esto, porque estamos en la universidad y también tenemos algunos proyectos y cosas que hacer.

La infraestructura de nuestro departamento en este momento, consiste en nosotros mismos y un proveedor de servicios de TI subcontratado. Sin embargo, esta configuración no ha funcionado de la manera que queríamos. Esta compañía nos cobra alrededor de 650 USD / mes y no creemos que el servicio que brindan valga la pena.

Por ejemplo, envían a un tipo una vez por semana para realizar tareas de mantenimiento en las PC y "administran" de forma remota nuestros servidores. Sin embargo, siempre les pido informes sobre su trabajo remoto y nunca los hacen. Además, he estado insistiendo en estructurar claramente en papel (un wiki) las estrategias de respaldo y demás, pero aún no hay resultados.

Como puede ver, estamos cansados ​​de estas personas. Lo que queremos hacer ahora es eliminar a esta gente y contratar a un técnico para que ejecute algunos procedimientos, como copias de seguridad, administración de Active Directory, administración de firewall, etc. Lo que quiero es algunos consejos sobre cómo estructurar los procedimientos de nuestro departamento y trabajo.

Aquí está nuestra configuración actual:

• Alrededor de 20 PC's.
• Alrededor de 20 teléfonos IP.
• 2 servidores con máquinas virtuales (servidor de Windows).
• 1 servidor con Asterisk (usando Elastix).
• 1 máquina para el cortafuegos (usando Desenredar).
• 1 NAS más HD externo para copias de seguridad.
• Una suscripción con iBackup.com para respaldar las bases de datos MS SQL.
• Google Apps para el servicio de correo electrónico.

¿Qué (recursos de información, software) recomienda para:

• Estructuración de un pequeño departamento de TI. ¿Qué es lo que me podría faltar?
• Administrar el NAS y las copias de seguridad (considerando JungleDisk para copias de seguridad externas)
• Comprobación remota del estado del servidor
• Mantenimiento común en las PC
• Software antivirus para PC y servidores.

Esta compañía nos cobra alrededor de 650 USD / mes y no creemos que el servicio que brindan valga la pena.

$ 650 / mes son cacahuetes. Un miembro del personal a tiempo completo le costará 5 veces ese mínimo mínimo: 8 veces o más es más probable, especialmente cuando considera beneficios, equipos, impuestos de nómina y espacio de oficina en la mezcla. Desde la otra dirección, es probable que un negocio de consultoría típico cobre más de $ 100 por hora . Podría ser más, podría ser menos, dependiendo de su ubicación, pero no es barato. Usando $ 100 / hr como muestra, está viendo cómo gastan menos de 2 horas por semana en total en su negocio. Incluso si le están dando algún tipo de tarifa especial debido al negocio garantizado que es como máximo 3 o 4 horas por semana.

En su organización de tamaño, probablemente tenga razón al creer que no necesita a su propia persona de tiempo completo, y si no siente que está recibiendo sus $ 650 por mes, está bien. Solo comprenda que otras opciones pueden costar más , no menos. Probablemente mucho más.

Entonces, lo primero que debe hacer es sentarse y calcular cuánto tiempo cree que necesitan sus servicios de TI cada semana, en términos de atención, monitoreo, mantenimiento y planificación. Después de eso, descubra la mejor manera de pagarlo. Me parece que por $ 650 está obteniendo una oferta bastante buena en este momento de su proveedor actual. Si decide que necesita 12 horas / semana y en este momento solo está pagando 4, puede encontrar a su proveedor actual más que dispuesto y capaz de brindarle el servicio que desea después de comenzar a pagarles lo suficiente como para justificar su gasto de ese tipo. de tiempo en ello. También suenas como si realmente quisieras un descanso limpio, y eso está bien. En ese caso, mi consejo es simplemente no quemar sus puentes cuando realice el cambio.

Finalmente, la única pieza que creo que falta en su infraestructura actual es un buen sistema de tickets para solicitudes de servicio de asistencia. No saldría a buscar nada hasta que sepas con quién trabajarás y quién mantendrá el sistema. Tendrán un software que ya conocen bien y pueden desear usar o estar en mejores condiciones de soportar.

En primer lugar, Joel tiene razón: para obtener un soporte de TI competente, está buscando un costo más alto. El extremo inferior del mercado profesional de TI está saturado de personas autodidactas que trabajan desde casa. El precio es bueno, pero la atención al detalle, la profesionalidad y la coherencia no están ahí, y existe la tendencia a hacer las cosas "a mi manera" en lugar de adherirse a las mejores prácticas (o incluso estar al tanto de lo que podrían ser). En otras palabras, dispara por el más barato y generalmente terminarás con los vaqueros.

Debería poder encontrar una compañía local de soporte de TI que le ofrezca un soporte de entorno de precio fijo a plazo fijo que sea específico. Por ejemplo, un contrato de 6 meses para 25 horas hombre de soporte ambiental por mes, de las cuales 10 horas son trabajo remoto haciendo tareas de mantenimiento x / y / z, 5 horas produciendo un informe mensual, 10 horas de trabajo en el sitio como necesario. El trabajo en el sitio más allá de esto se carga a x por hora.

Lo ideal es que desee una empresa que ofrezca su propio software de servicio de asistencia (utilizamos Beetil , es genial) y solo obtendrá inicios de sesión en el sistema, no tendrá que ejecutarlo usted mismo.

Cosas clave que debe buscar de su proveedor de soporte:

• Solución de servicio de asistencia basada en la web que le permite iniciar sesión, generar un ticket, verificar el progreso, etc.
• Informes de copia de seguridad activos y pruebas de restauración como parte del programa de mantenimiento (por ejemplo, restauración de la copia de seguridad una vez cada 6 meses para verificar que sea válida). Esto debería ser bastante fácil con su host virtual, ya que puede restaurarlo a una VM temporal sin costos de hardware adicionales.
• Informe definido que se puede entregar con elementos específicos en la lista (por ejemplo, estado del parche servidor / ws, estado AV, informes de horas)

Tiene varios problemas, pero son de naturaleza administrativa en lugar de TI. Lo que ha descrito es un desastre a la espera de que suceda y, si sucede, el negocio puede terminar como resultado. Las copias de seguridad sobre las que no tiene control no son copias de seguridad en las que se pueda confiar y que, posiblemente, no existan.

Hazte un favor a ti mismo y al negocio. Usted y su hermano deben dejar de fingir que son personas de TI y poner la infraestructura de TI del negocio en manos de alguien que sepa lo que está haciendo.

Diseñe un plan que garantice que se atiendan las necesidades comerciales. Eso incluye una estrategia adecuada de respaldo y mantenimiento de las computadoras y sistemas. Voy a ir en contra de la moda actual y le recomiendo que use solo copias de seguridad físicas, no subidas a "la nube". Las copias de seguridad también deben llevarse fuera del sitio.

Demasiadas empresas se han retirado después de un desastre simplemente porque no pudieron restaurar sus datos. Las estadísticas muestran que incluso las empresas que tienen buenas copias de seguridad corren el riesgo de retirarse en el primer año después de un desastre mayor.

El negocio no es lo suficientemente grande como para necesitar una persona de TI a tiempo completo. Trabajo para una empresa algo más grande y si no fuera por mis proyectos de programación, no tendría nada que hacer al menos el 90% del tiempo. Esto es lo que te sugiero que hagas.

• Cree un plan adecuado de lo que debe hacer la persona / empresa y qué documentación se requiere.
• Organice para tener al menos una persona en las instalaciones comerciales, con otra para que actúe como respaldo, para realizar la parte física del respaldo diario. es decir, cambiar cintas, discos duros (¡yuk!) o cualquier otra cosa que se vaya a utilizar.
• Retírese de la participación directa, pero quizás asuma un rol más de monitoreo para garantizar que se sigan todos los pasos.
• Deshágase de su contratista actual y busque a alguien que esté preparado para hacer el trabajo dentro de los parámetros que usted establezca.

El contratista debe poder hacer casi todo de forma remota, pero también debe estar preparado para tener una presencia física cuando sea necesario, lo que no está en un horario arbitrario. No hay nada malo o malo en trabajar de forma remota. Incluso iré tan lejos como para decir que alguien que no puede trabajar de esa manera no es la persona que necesita.

Si el contratista necesita pasar más de unas pocas horas a la semana en sus sistemas, entonces son incompetentes o alguien más está haciendo algo gravemente mal, así que asegúrese de que el contratista esté preparado para mantener un registro no solo de lo que hace sino también Las horas que pasé haciéndolo.