Encontrar tiempo para tareas importantes pero no urgentes [cerrado]

OK, esta es una pregunta no técnica, pero creo que pertenece a muchos administradores de sistemas, especialmente en pequeñas tiendas.

Hay muchas tareas que no están relacionadas con un proyecto u operaciones cotidianas que no agregan valor visible a la organización, pero que sin embargo son importantes. Estoy pensando en cosas como Documentar la red o procesos, Investigar esa nueva herramienta / tecnología / proceso, desarrollo de subordinados, archivo de documentos.

Todos estos son importantes, pero debido a que no terminan en un diagrama de Gantt, o directamente provocan que su jefe le grite si lo omite, puede ser descuidado.

¿Cómo te aseguras de cubrirlos?

He intentado agregarlos a mi sistema de administración de tareas, programando citas periódicas en mi calendario para cosas como "Investigar nuevas tecnologías". Pero estos tienden a ser realmente fáciles de ignorar / tachar esta semana, etc.

PD: Me gusta la etiqueta de administración de calendario, como dicen los chicos de Manager-Tools : puedes administrar tu calendario, pero el tiempo es constante, no puedes administrarlo para crear más / menos o para cambiar qué tan rápido / lento pasa.

Como esto es subjetivo, pensé en tirar los que más me ayudan. Todos ellos se pueden encontrar en otro lugar, incluido en "¡Cómo mejorar la gestión del tiempo!" artículos, etc. Son justo lo que me ayudan . Puede que no necesariamente te ayuden.

es decir, su kilometraje puede variar.

Además, aunque no son necesariamente una respuesta directa y sucinta a la pregunta en cuestión, creo que, cuando se usan, contribuyen en general a mejorar la gestión del tiempo, lo que tiene el efecto general directo de ayudarme a liberar algo de tiempo, para completar esas tareas importantes pero no urgentes.

1.) Entrena a todos para hacer tu trabajo. Sentido; si estás en un equipo de 5, y hay un chico que conoce MS Exchange, un chico que conoce LAN, enrutamiento, etc. Una chica que conoce AD ​​y core MS Administration y un chico que conoce Linux / Unix, y tú ' re the LAN / router dude .. Difunde tu conocimiento. Tal vez la chica AD quiere saber cómo funciona el protocolo de árbol de expansión. Quizás el tipo de Intercambio quiere saber cómo sus paquetes pasan de "a" a "b" a "c" y viceversa. Trabaje con ellos para capacitarlos en algunos buenos conocimientos básicos. Al hacer esto, será más propenso a pedir ayuda cuando esté inundado y pueda ' Parece que no encuentra el tiempo para hacer las cosas pequeñas pero importantes, como la documentación y que el equipo actualice la lista de proyección para su jefe que necesitaba, oh, digamos ... Ayer. Si ha hecho un buen trabajo entrenando a sus pares, puede solicitarlo y esperar una gran ayuda para volver a etiquetar esos puertos de conmutación o verificar SNMP en sus dispositivos y que todos estén conectados a su sistema de monitoreo.

Dicho esto, prepárate igualmente para aprender algunos de sus trabajos también, y por una buena razón. Te ayudará a entender de dónde vienen y les dará la libertad que disfrutas también.

2.) Establezca un 'horario de correo electrónico' para usted y limite su verificación de correo electrónico a momentos particulares del día. Digamos cuatro más o menos, si trabaja en un entorno de correo electrónico muy ocupado y con mucho tráfico. Concéntrese en lo que se aplica directamente a usted y lo que requiere atención inmediata. STICK al horario de "consultar correo electrónico en este momento".

3.) Divida las tareas en trozos de tiempo a corto plazo para dedicarlas a ellas. Es decir, realizar varias tareas a la vez, pero no trabajes demasiado en una sola tarea y te dejes llevar por ella o te quemes. Trabaja en él durante 20-30 minutos más o menos, luego pasa a otra cosa. Mantener su interés despertado es fundamental para una multitarea exitosa. es demasiado fácil para nosotros dejarnos atrapar por la solución de problemas de WSUS y pasar horas persiguiendo un código de error hexadecimal tras otro.

4.) Tómese un descanso de vez en cuando. En realidad, levántate y camina. Haz que la sangre fluya. Ve a buscar agua. Despeja tu cabeza (en lo que te estabas enfocando directamente) y piensa en otra cosa. Te sorprenderá lo refrescante que es esto y lo bien y rápido que te ayuda a concentrarte en la próxima tarea en cuestión.

5.) Consulte los recursos en Internet para la gestión de proyectos. Por lo general, hay excelentes consejos y trucos que abordan directamente preguntas como la suya, junto con habilidades generales de gestión del tiempo. Te sorprenderias.

6.) Esto va a sonar raro, pero trabajar para ser flojo. Aprende a automatizar, automatizar, automatizar. No pierdas tu tiempo repitiendo tareas una y otra vez. Aprende a hacerlo con un script si puedes. Supongo que la forma correcta de decir esto sería "trabajar más inteligentemente, no más duro".

7.) Use una lista de tareas SIMPLE dividida en diaria, semanal y mensual. Priorice las tareas de manera similar por "crítico", "no crítico" y "a largo plazo". STICK a la lista. Actualízalo, no dejes que se vuelva obsoleto. Haga que sea lo primero que haga todas las mañanas y lo último que actualice antes de irse. Esto hace maravillas para la continuidad del pensamiento, etc.

8.) Si trabajas en una organización con muchas reuniones y encuentras toneladas y toneladas de reuniones inútiles cada semana, utiliza esta filosofía; Si se lo invita a una reunión, ¿se aplica directamente a usted o es un actor clave? De lo contrario, considere cómo podría dedicar mejor su tiempo. Especialmente si recibe un resumen por correo electrónico de las actas de la reunión. Las invitaciones a reuniones generalmente (en el correo electrónico) vienen con las opciones `Aceptar, Provisional, Rechazar '. No tengas miedo, puedes usarlos.

Cuando asista a una reunión, si no hay una agenda clara o si se muestra una en los primeros cinco minutos, abandone la reunión inmediatamente. Salí. 9 de cada 10 veces, divagará durante una hora más o menos, sin sentido. Es el equivalente a enviar un equipo de personas a la tienda de comestibles sin una lista. Con lo que saldrán será una mezcla mezcolanza de alimentos. Al igual que con lo que saldrás de esa reunión.

De todos modos, de nuevo, revisa las referencias de PM en Internet. Valen la pena

HTH ..

Getting Things Done es un gran libro, muy útil, incluso si no implementa un sistema completo. GTD es un compromiso muy largo, no te abrumes.

Aquí hay una breve introducción a GTD.

Pero ningún sistema es perfecto. Es muy fácil perder de vista POR QUÉ está tratando de organizarse, si su sistema de organización ocupa todo su tiempo libre.

El mapa no es el territorio.

Para obtener un libro más específico del dominio, consulte: Gestión del tiempo para administradores de sistemas de Limoncelli. Lo que proporcionará algunos consejos más perspicaces.

Yo personalmente también uso todo.sh . Que es un gran script de todo bash. También es el único script de bash que sé que está probado en la unidad y bajo control de revisión.

Descubrí que la mejor manera de ocuparse de estas tareas es idear un sistema de programación, de modo que A) no esté gastando todo su tiempo en los problemas cotidianos que surgen y B) reserve tiempo para la documentación y otros problemas administrativos que deben ser atendidos.

En ese sentido, recomendaría encarecidamente Getting Getting Done Done (GTD) de David Allen . Su sistema de gestión de listas TODO siempre cambiantes encaja bien con la forma en que trabajan los administradores y gerentes. Lo he estado usando durante 3 años y mi tiempo es mucho más productivo, y nunca siento que no tengo control sobre todos esos pequeños problemas que deberían ser manejados.

Lo siento si esto se siente como un infomercial, pero su libro es realmente tan útil.

Me gusta la técnica de "manejarlo solo una vez": siempre que sea posible, elimine las cosas de su lista de tareas lo antes posible.

• Cuando tenga algún formulario de Recursos Humanos en su bandeja de entrada, hágalo de inmediato y envíelo de vuelta.
• Si completa las hojas de tiempo en su empresa, una vez que comience, no se detenga hasta que termine.
• Para los procesos de documentación, la próxima vez que sea un poco más lento y esté haciendo el proceso, escriba el proceso a medida que avanza (o actualice el documento si eso es lo que necesita hacer).

Para otras tareas de documentación, a pesar de que agregan un poco de tiempo al trabajo, debe acostumbrarse a hacerlas. por ejemplo, si usted tiene una hoja de cálculo de las conexiones del interruptor / patch panel, que tiene que tomar el tiempo para actualizarlo cada vez que hagas un cambio, de lo contrario se pasará más tiempo después ordenar las cosas. Del mismo modo, mantenemos nuestros paneles de parche muy ordenados con mucha cinta de velcro y lleva un poco más de tiempo volver a hacer todo el velcro cuando cambiamos la conexión del parche, pero vale la pena porque puedes ver dónde está todo.

¿Qué tal reemplazar "Investigar nuevas tecnologías" con elementos más específicos, por ejemplo,

Dedique 15 (o 30) minutos a investigar SELinux y trabaje para responder una de:

• ¿Como lo instalo?
• ¿Qué modo de operación se adapta mejor a mi entorno y cómo lo configuro?
• ¿Cómo interpreto sus entradas de registro?
• ¿Cómo creo reglas?

Del mismo modo para "Documentar la red", etc.

Me gusta la "organización personal" como el apodo de este tipo de cosas.

Hay dos cosas separadas aquí. El primero es establecer un sistema y ser lo suficientemente disciplinado como para seguirlo. Hay un montón de sistemas por ahí ... GTD recibe mucha prensa. Personalmente, uso un híbrido de Franklin y GTD. Tenga un marco para capturar las cosas que necesita hacer y permitirle priorizarlas y programarlas fácilmente. Sospecho que aquí es donde te estás desmoronando ... como notaste, estás programando y luego tachando.

El segundo es tener una forma dentro de ese marco en que las cosas del Cuadrante 2 { importantes pero no urgentes } realmente reciban algo de atención. El Cuadrante 2 es el lugar de valor real y duradero para la organización (y para usted personalmente), y generalmente no recibe suficiente atención.

Puede comenzar por no pensar en ellas (o referirse a ellas) como tareas "para mí" ... si no son importantes para la organización, no debería hacerlas en el tiempo de la empresa. Si lo son, necesitan ser doblados en la mezcla de alguna manera. Si realmente se trata de ti ... aplica los mismos principios en tu propio tiempo.

La mejor manera que he encontrado es tratar estas cosas como cualquier otro proyecto . Cualquier buen sistema de organización personal tiene un proceso para capturar e incluir las tareas de los proyectos. Tome el ideal amorfo (por ejemplo, Configuración del servidor de documentos) y divídalo en las tareas más pequeñas (Crear documento vacío, configuración de red de documentos, recursos compartidos de documentos, etc.) a los que puede llegar. Luego, incluya algunas de esas tareas en su plan diario / semanal, y encuentre una manera cada semana para completar esas pequeñas piezas. Tenga en cuenta que dije cada semana, no todas las semanas. Es algo así como la recuperación ... hoy es todo lo que importa, trabajas tu sistema hoy y mañana te preocupas por el mañana.

Esto no te llevará hasta allí, pero es un comienzo. Al final, esta es una extensión relativamente pequeña de la disciplina para mantenerse en un sistema. Pero es la parte que lo convierte de "hacer el trabajo" a "mejorar las cosas".

EDITAR: responde al comentario del autor original.

Sea claro: esta discusión NO trata sobre aquellos elementos que tienen "bajo valor organizacional". No debe perder el tiempo en tareas sin importancia a menos que no tenga nada más que hacer. Este dilema (y mi respuesta) se trata de tareas que son de ALTO valor organizacional, pero no sensibles al tiempo.

Una estrategia adicional, que recordé haber pensado en el comentario. He descubierto que prácticamente todas las tareas del Cuadrante 3 (alta urgencia, baja importancia) simplemente se pueden ignorar o diferir hasta que sea conveniente. El truco es saber qué elementos urgentes son importantes y cuáles no.

Creo que es una cosa muy importante con la que luchar, es que haces una buena segmentación de tareas,

Dibuje un círculo dividido en cuatro campos, para cada campo en círculo dé un atributo

1. VI- LU Muy importante menos urgente
2. VI - VU Muy importante muy urgente
3. LI - VU Menos importante muy urgente
4. LI - LU Menos importante menos urgente

Luego puede segmentar de manera agradable los trabajos y hacer un trabajo cruzado para obtener una mejor imagen de dónde se ha ido el tiempo. En algún momento me dije a mí mismo para dos de la tarea VI LU. Puede recoger un LI - LU.

En general, dijeron que el primer puesto en mi lista debería dirigirse a inversores, propietarios y personas que toman grandes decisiones, pero sin prisa,

El segundo paso es para los altos directivos cuyo trabajo es fireplug

3 y 4 son para calificaciones más bajas de empleadores

Encuentro que termino aprendiendo nuevas tecnologías en "mi tiempo" y lo veo como "educación continua" y algo bueno para mi carrera.

Haga que hacer estas cosas sea parte de la tarea que las generó.

Instalado nuevo software? Incluya documentarlo en parte del plan para instalarlo.

Desarrollo del personal: esto puede ser algo continuo en todas las tareas nuevas, aparte de una o dos cosas específicas de capacitación, y estas son importantes y, por lo tanto, merecen recibir el tiempo que necesitan.

Papeleo para hacer? Incluya eso en parte del plan para la tarea que generó el papeleo.

Bloquee una cierta cantidad de tiempo para la administración cada día; si no deja que se desarrolle una acumulación, será fácil mantenerse al día.

No hay tiempo para la investigación? Esta también es una parte importante del trabajo, no una adición trivial. Si no tienes tiempo para ello, entonces no tienes suficientes recursos o tienes otro problema si constantemente te arrastran lejos de cosas como esta para combatir incendios.

Probablemente no sea la respuesta que quieres escuchar, pero he descubierto que tengo más tiempo para ese tipo de trabajo a medida que envejezco: la gente simplemente te da más tiempo y no te molesta tanto.

Si demuestras que siempre estás contento de recibir basura de las personas, entonces seguirán haciéndolo, una vez que seas mayor conseguirás que menos personas intenten esto para que puedas elegir la mejor manera de beneficiar a tu organización.

Y sí, sé que tenemos la misma edad :(