Si te atropella un autobús, ¿tu empresa estaría en problemas?

En el trabajo, soy el único chico de TI (hazlo todo, y hazlo ahora, escribe tipo) durante los últimos 10 años. Si alguna vez me atropella un autobús, estarían totalmente jodidos. Lo he mencionado varias veces a personas de tipo gerencia / presidente, pero me ignoran. Demasiado malo para ellos.

¿Qué puedo hacer para aliviar su dolor? (¿O debería importarme?)

(Sí, esto debería ser un wiki de la comunidad, pero no veo la casilla de verificación ... tal vez no tengo suficiente representante).

Documente el diablo de todo.

Recientemente hubo un hilo en Slashdot sobre el inicio de la documentación, lo que me inspiró a escribir mis pensamientos sobre la documentación.

Mis puntos clave fueron:

Principio # 1: nunca se hace

La documentación es un esfuerzo continuo que siempre va a la zaga de lo que está en producción. Los cambios se hacen ad-hoc, las cosas se mueven o se suspenden o se ponen en servicio al azar. La documentación nunca se pondrá al día.

Debe vender a las personas que pagan las facturas sobre el valor de pasar tiempo (y, por lo tanto, dinero) para mantener actualizada la documentación en ejecución. Con frecuencia esas conversaciones son así: "¿Recuerdas cuando tuve que gastar $ TIME para descubrir cómo $ THING se rompió? tengo que resolverlo todo ".

Tienes que hacerlo, aunque nunca terminarás.

Principio # 2: Lo único peor que no tener documentación es documentación incorrecta

Esto es más una obviedad que un principio. La documentación puede llevarlo a la falsa sensación de que algo está en un estado conocido y que, si algo sale mal, puede comenzar a solucionarlo.

Es importante reconocer este problema.

Principio # 3: está escribiendo documentación para su sucesor

Las probabilidades son el 95% de cualquier documento que documente al que nunca tendrá que volver a consultar. La documentación es una colección de sabiduría para el futuro, no para ti. Por lo tanto, debe suponer que su audiencia sabe poco o nada acerca de los detalles de cómo son las cosas como son.

Y habrá un sucesor. No sé sobre ti, pero no planeo estar en estos entornos específicos por el resto de mi vida. Las oportunidades van y vienen, y cuando vienen, a veces tú vas. Pero la vida sigue detrás de ti, y cuanto más suave puedas hacer la vida para tu sucesor, mejor. De lo contrario, podría tener una colección de antiguos clientes que dicen en voz baja cosas poco halagadoras sobre usted. Me gusta decir que son los mismos 50 muchachos que trabajan en todo el mundo en TI en Ottawa porque te los encuentras en todas partes. Ayudar a su sucesor podría abrirle puertas en el futuro.

Ahora, hasta cierto punto, siempre hay un grado de "culpar al tipo anterior" cuando surgen problemas. Eso es parte del negocio. Lo hice yo mismo. Pero en varias ocasiones cuando había criticado al tipo anterior como una especie de imbécil, aprendí lo contrario que él realmente actuaba juntos y sabía más sobre lo que estaba sucediendo que yo en ese momento.

Principio # 4: "Por qué" es a menudo más importante que "Cómo"

Cuando miramos un sistema, la mayoría de nosotros comienza a pensar, ¿por qué demonios es así? Casi siempre hay razones muy específicas para las elecciones de configuración realizadas. En estas circunstancias, el "Por qué" dicta el "Cómo", y debe asegurarse de que el lector comprenda los problemas específicos que se resuelven al examinar los restos de fumar de su solución.

Principio # 5: Tiene que ser fácil o no lo harás

Esto significa que debe ser muy consciente de sus herramientas, así como de aquellos que las utilizarán.

Mantener las cosas actualizadas debe ser fácil. Si tiene que hacer algún tipo de esfuerzo, encontrará excusas para evitar hacerlo cuando sea mejor hacerlo, que es inmediatamente después de un cambio.

Si sus herramientas no son fáciles de usar para otros, entonces no las usarán. Esto puede ser especialmente paralizante en un entorno de equipo, ya que cuanto más grande sea el equipo, más probabilidades hay de que encuentres un miembro del equipo al que no le guste tu elección de herramientas.

Personalmente, me gusta un wiki para documentos. Sin embargo, el problema es que un wiki no te impone una estructura, por lo que la estructura debe imponerse desde afuera. Esto siempre conduce a un conflicto en alguna parte ya que alguien más tiene una idea mejor / diferente.

En algunos lugares he usado documentos de Word y Visio "publicados" en PDF, y el "último" PDF se considera autorizado. Esto es bueno porque luego tiene una colección que puede entregar a su empleador / sucesor. Los archivos PDF, si están correctamente fechados, pueden proporcionar un registro histórico de lo que sucedió, aunque no es fácil de navegar. Es malo porque no me gusta Word o Visio y me he visto obligado a obtener una comprensión básica de estas herramientas para comunicar las ideas de manera efectiva.

Mi empleador actual está jugando con la idea de documentos de Word en un portal de Sharepoint. Solo tendremos que ver qué tan lejos llegamos allí

Por supuesto que te debe importar. Después de todo, cualquier trabajo que valga la pena hacer es un trabajo que vale la pena hacer bien.

1.) Ya se ha dicho, pero es necesario repetirlo para reiterarlo. Documento, documento, documento. Use hojas de cálculo de Excel, papel de carta, pluma y pergamino si es necesario. Varios miles de cuadernos de hidromiel como en la película "Se7en" si es necesario. De cualquier manera, déjelo claro, conciso y fácil de leer para quien tenga que reemplazarlo cuando sea golpeado por un meteorito.

2.) Una vez que haya comenzado a documentar todo, debe estar en el estado de ánimo de escritura. Es hora de comenzar un proyecto paralelo que detalla los cambios realizados en los últimos años en los servidores. Comience a construir un proceso de gestión de cambios, pero hágalo históricamente. Asegúrese de tener en cuenta con qué frecuencia ha cambiado esos discos en algunos de esos servidores quisquillosos. Cuánto cuestan, etc. Estos proporcionan excelentes métricas en las que usted puede confiar de todos modos, incluso si ese meteorito lo extraña y saca al perro del vecino.

3.) Implemente un sistema de monitoreo que monitoree y envíe por correo electrónico fallas críticas. ¿Qué es eso, dices? ¿Ya tienes uno? ¡Dulce! Ahora documentalo. Cómo funciona, qué monitorea, por qué lo monitorea.

4.) Usted tiene la responsabilidad de llevarlo nuevamente a sus tipos de administración. Y una y otra vez. Tantas veces como puedas. Ser cortés. Sea respetuoso, pero venga con el costo para el negocio si ese meteorito cayera y usted desapareciera.

Esta no es una responsabilidad que puede ignorar, es un requisito ético de su trabajo y debe reconocer la posición que ocupa como el proverbial 'guardián y guardián de las llaves del reino'.

Piénsalo de esta manera. Si puede evitar y olvidarse de preocuparse por esto y sentirse bien haciendo eso, entonces, ¿por qué no está peinando los archivos contables compartidos para los salarios de la compañía para ver qué y cuánto más están haciendo esos tipos de administración que usted? ¿Por qué no está explotando datos corporativos confidenciales para su propio uso? ¿Por qué no estás leyendo el correo electrónico de la gente?

En pocas palabras, (y con suerte) no estás haciendo estas cosas debido a un buen sentido sólido de moral y ética. Ya sabes, todo lo correcto de lo incorrecto. Por lo tanto, si tiene eso, entonces sabe que es claramente su responsabilidad documentar y preparar contramedidas contra el peor escenario.

Dicho esto, su viaje de vacaciones ininterrumpido por trabajo y relajante a Hawai. :)

(Sin meteorito, eso es)

Tenga cuidado al cruzar la calle, mire a ambos lados, asegúrese de que no haya autobuses con Keanu Reeves y Sandra Bullock adentro cargando por la carretera.

Si desea reducir la curva de aprendizaje para su reemplazo, lo mejor que puede hacer es escribir documentación de la configuración y de sus procesos. Posiblemente, la forma más fácil de hacerlo es configurar un sistema wiki en algún lugar y seguir agregándolo. Parte de ella quedará desactualizada, pero lo que no sea será invaluable.

Las muchas publicaciones anteriores sobre la importancia de la documentación son acertadas, pero hay otro aspecto de ser "el hombre" en el trabajo que desea vigilar.

Si usted es la única persona que sabe cómo operar todo, las vacaciones / nacimientos / emergencias son difíciles de manejar, y nunca podrá ser promovido o aprender otros puestos en la empresa (si eso le interesa). Si no puede crecer, aprender y expandir sus habilidades, puede terminar en una posición en la línea donde está buscando trabajo, y su currículum muestra que ha pasado 10 años como programador de COBOL / FORTRAN o un OS \ 2 / Novell / NT admin.

El crecimiento y el entrenamiento cruzado son importantes para el desarrollo como administrador de sistemas. En lugar de ser "el tipo" del que depende toda la red, sea "el tipo" que siempre está dispuesto a mostrarle al nuevo tipo qué hacer y que siempre está interesado en aprender más sobre el negocio.

La clave aquí es documentación detallada y completa. Esto es algo crítico no solo en caso de que esté incapacitado, sino si tienen a una persona menor y quiere irse de vacaciones (o pasar a pastos más verdes). Tener documentos y referencias adecuados puede ser inmensamente útil para que alguien más se ponga al día en la red.

Trato MUY DURO de asegurarme de que no tengamos conocimientos SPoF, incluido el mío. Esa actitud es más valiosa que cualquier conocimiento local que podría haber guardado para mí.

Asumí este puesto (administrador del sistema / desarrollador principal) de un tipo que tenía su propia forma específica de hacer todo. Los 17 servidores que tenemos están configurados ligeramente diferentes. Hay así que muchos de los procedimientos y la manipulación manual de las cuestiones aquí y casi ninguna de ella se documentó (documentación que se incluye más o menos una explicación única línea de cada servidor y su papel). Esto me ha hecho reevaluar muchos de los procesos en la oficina. Cada vez que aprendo algo, se agrega a la wiki. También delego parte del trabajo del servidor a otros desarrolladores para que al menos puedan aprender información mínima sobre trabajos pequeños.

La escritura de documentación apesta, pero piense cómo sería entrar en su posición sin ninguna.

La documentación es un gran problema. En donde estoy, tengo el problema opuesto al que tú tienes, recientemente pusimos un nuevo sistema de seguimiento de pedidos / puntos de venta (somos una empresa de grabado y promociones) y tengo el problema de hacer que la gente escriba en el sistema de la información sobre la personalización. Principalmente personas de bajo nivel, ya que el gerente lo hará a sus órdenes, porque ella solía hacerlo a todas las órdenes, poniéndolo en una base de datos de acceso MUY ANTIGUA. Yo lo que quiero ir sin papel, y es totalmente posible en nuestro negocio, pero simplemente no puedo hacer que la gente escriba la información de orden de trabajo en, maldición.

Por lo tanto, manténgase conectado para obtener la autorización. O si te sientes bien, hazlo a tu propio ritmo. Puede ser algo bueno para su futuro en la empresa, sin mencionar a su sucesor.

re: ¿debería importarme?

A menos que su oficina sea 100% disfuncional, las personas notarán que usted hace que las cosas funcionen sin problemas. Que te preocupes por el bienestar de la empresa, y no solo encerrar tu 'indispensable'. La compañía que confía en que nunca te vas / nunca obtienes una mejor oferta no funciona muy bien. Es el TRABAJO de alguien darse cuenta de que retiene ese tipo de cosas de la empresa.

Personalmente, ME ENCANTA trabajar con personas que documentan, y quiero que el trabajo que han terminado sea independiente, y no requiera constantemente su participación. Cuando documenta y deja atrás las cosas que ya ha hecho , abre más tiempo para trabajar en proyectos futuros.

Tenemos básicamente la misma situación. Es por eso que el director me ha contratado para agregar un nodo más de conocimiento.

Pero, sinceramente, no es tu lugar el que te importa. Es el negocio de la administración evaluar los riesgos y abordarlos.

Descubrí que el enfoque Getting Things Done ayuda a superar la barrera mental inicial que le impide documentar su trabajo correctamente. En lugar de pensar en la documentación como una tarea monolítica que le impedirá hacer un trabajo "real", subdividirla en trozos pequeños. Siempre que se encuentre con un dato de información que su sucesor debería saber, escríbalo. Luego reserve una o dos horas cada semana para revisar, aclarar y clasificar sus conocimientos.

• Documentación: importante
• Tu valioso trabajo: no es tan importante como crees

No documentar No compartas conocimientos con otros. Al documentar las cosas, te haces menos valioso. Se le pagará menos. Tu bono será menor. Su seguridad laboral disminuirá. ¿Por qué harías esto?

El equilibrio adecuado es cuando no te molestan innecesariamente durante el sueño o las vacaciones. De lo contrario, te devaluas a ti mismo.